Uitgebreide agentmodule

Met de Uitgebreide agentmodule kan je een agentadministratie bijhouden. De module biedt de volgende onderdelen:

• Het is mogelijk om naar eigen inzicht een agentscherm te definiëren.
• Van de correspondentie van de maatschappij of kantoor naar de verzekeringnemer kan een kopie voor de agent worden gegenereerd via de functie Duplicaatbrieven naar agent.
• Het inregelen van provisietabellen voor agenten kan snel en eenvoudig worden gerealiseerd.
• Een methodiek voor het aanmanen van agenten (aanschrijven agenten).
• Het versturen van berichten naar agenten.

Inrichten Uitgebreide agentmodule

Uitgebreide agentmodule activeren

Pad: BYSA

Om te kunnen werken met de Uitgebreide agentmodule moet in de Anva systeemgegevens deel II (pad BYSA) de switch Uitgebreide agentenmodule op Ja staan. Dit kan alleen worden gedaan door een ANVA-medewerker.

Categorie agent toekennen

Het is mogelijk om aan uw agenten categorieën toe te kennen. Je kan dan per categorie agent prolongeren.

Maak eerst categorieën aan.

Pad: BLC

1. Open label 99201 Categorie agenten.
2. Klik op Nieuw .
3. Voer de code en de omschrijving in.
4. Herhaal dit om meer categorieën toe te voegen.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Koppelen van een agent aan een categorie

Pad: BBA

1. Open de agent.
2. Ga naar menu Div. Agent geg.
3. Kies Algemeen
4. Ga naar het label Categorie agenten (onderin) en geef F3 of klik op .
5. Kies een categorie.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Variabel agentscherm aanmaken

In ANVA kan je - als je werkt met de Uitgebreide agentmodule - één variabel agentscherm aanmaken. Dit scherm kan uit meerdere vensters bestaan.

Pad: BVG

1. Als er nog geen variabel agentscherm is aangemaakt kom je eerst in het venster Variabel agentscherm.
   
   Als er al een agentscherm aanwezig is kom je direct in het venster Opvoeren/Wijzigen variabele Agentschermen (stap 4).
2. Geef hier een Omschrijving in voor het eerste agentvenster.
3. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Het venster Opvoeren/Wijzigen variabele Agentschermen verschijnt.
5. Je kan een tweede agentvenster toevoegen door te kiezen voor menu Acties - Nieuw venster.
6. In het venster Variabel agentscherm geef je een Omschrijving in voor het tweede agentvenster.

7. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
8. Het venster Opvoeren/Wijzigen variabele Agentschermen wordt uitgebreid met een tabblad met hierop de naam van het nieuwe venster.
   
   Voor het plaatsen van velden (labels) op het variabele agentscherm verwijzen wij je naar het onderdeel Label op variabel scherm plaatsen
   
   Via het menu Labels kan je controleren of de labels die je wilt gebruiken in het venster aanwezig zijn. Als je labels mist, kan je deze aanmaken in pad BLL en hier kiezen voor Agent vrij. Via pad BLC kan je de tabel vullen als het een codelabel betreft.
   
   Voor de procedure voor het toevoegen van labels verwijzen wij naar het onderdeel Labels beheer
9. Het hier gedefinieerde variabele agentscherm kan je per agent invullen in pad BBA, via menu Div. Agentgegevens - Uitgebreid.

Inrichting duplicaatbrieven naar agent

In de Uitgebreide agentmodule is het mogelijk om een duplicaat van de relatie-/maatschappijcorrespondentie naar de agent te sturen.

Notitie De functionaliteit 'Duplicaat agent' werkt niet voor ANVA Word-formulieren.

Pad: BFVF

1. Selecteer de formuliersoort waar het formulier onder hoort of maak een nieuw formuliersoort aan in pad BFVS.
2. Selecteer het formulier of maak een nieuw formulier aan.
3. Ga naar menu Formulier - Basisgegevens.
4. Kies in het venster Basisgegevens formulier bij de keuzerondjes Duplicaat agent voor Ja.

5. Klik op OK.

   Een duplicaat kan alleen naar een agent worden gestuurd als de body op een vaste regel begint.

6. Ga naar menu Formulier - Bodyregel vast.
7. Kies in het venster Bodyregel vast voor Ja bij de keuzerondjes De eerste bodyregel op een vaste regel.

   .

8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

In het venster ANVA formulieren van [formuliersoortcode] staat in de kolom adressering een 'A' om aan te geven dat een duplicaat van dit formulier naar de agent gestuurd kan worden.

Notitie Om een duplicaatformulier vanuit het relatiescherm te sturen moet het label 00067 Agent op relatienivo op het relatiescherm gezet worden.

Standaard provisietabel agenten invoeren

In standaard ANVA kan je per agent de provisietabel vullen (pad BBA). In de Uitgebreide agentmodule is het ook mogelijk één standaard tabel te definiëren die geldt voor alle agenten (pad BBP). De in pad BBP opgegeven provisies gelden voor alle agenten, de in pad BBA opgegeven provisie gelden specifiek voor die ene agent.

Als je werkt met de module Vernieuwde agentberichten kan de agentprovisie per ingangsdatum ingeregeld worden. Hiermee kunnen nieuwe provisies geagendeerd worden. Zie Agentprovisie met ingangsdatum.

Er kan voor de volgende zes situaties provisie voor een agent worden opgegeven:

Bij het bepalen van de geldende provisie wordt de volgende volgorde aangehouden: 1 - 4 - 2 - 5 - 3 - 6. Als op niveau 1. Collectiviteit per agent niets is ingericht wordt gekeken naar niveau 4. Collectiviteit op algemeen niveau, als daar niets is ingericht naar niveau 2. Maatschappij per agent etc.
En verder:

• Branche/dekking/looptijd
• Branche/dekking/allen
• Allen/dekking/looptijd
• Allen/dekking/allen
• Branche/allen/looptijd
• Branche/allen/allen
• Allen/allen/looptijd
• Allen/allen/allen

Inrichten standaard provisieset voor op algemeen niveau:

Pad: BBPB, BBPM, BBPC

1. Het vervolgmenu van Provisietabel agent verschijnt.
2. Maak een keuze voor Branche/Dekking, Maatschappij of Collectiviteit.
3. In het venster Provisie [...] geef je met Nieuw een nieuwe provisietabel op.
   
   Voor de procedure verwijzen wij je naar het onderdeel Agentprovisie.

Agentprovisie met ingangsdatum

Voor agenten kan provisie ingeregeld worden per branche/dekking/looptijd, per maatschappij en per collectiviteit. De provisietabellen in pad BBP gelden voor alle agenten en per agent regel je de provisie in via pad BBA. Als je met de module Vernieuwde Agentberichten werkt is het mogelijk om een ingangsdatum (en einddatum) te gebruiken op de provisietabellen, zodat nieuwe provisies geagendeerd kunnen worden.

In het overzicht van de provisiesets worden ook de volgende wijzigingen getoond:

• wanneer de laatste set met provisieregels is gemaakt en door wie.
• wanneer de set het laatst is gewijzigd en door wie.

Activeren

Door de stuurcode Agentprovisie met ingangsdatum (pad BYSS, deel IX) op Ja te zetten, worden alle provisietabellen (in BBA en BBP) geconverteerd naar de nieuwe situatie. Alle provisieregels krijgen hierbij een basis ingangsdatum van 01-01-1980.

Nieuwe provisieset invoeren

Een nieuwe provisieset voer je in als volgt:

Pad BBA

1. Open de agent en kies voor menu Prov.
2. Kies voor Branche/Dekking, Maatschappij, Collectiviteit of Provisiereg.alg
   
   Een overzicht met de aanwezige provisiesets wordt getoond.

   Voorbeeldscherm:
   

3. Klik op Nieuw . om een nieuwe provisieset aan te maken.
   
   
4. Voer de ingangsdatum in van de nieuwe provisieset.
5. Kies voor één van de volgende opties:
   • Nieuwe lege set. Hiermee maak je een volledig nieuwe set.
   • Kopie laatste set. Je kiest voor een kopie van de laatste provisieset, waarin je wijzigingen aanbrengt. Dubbelklik om de juiste set te selecteren.
   • Kopie andere set. Je kiest voor een kopie van een provisieset van een andere agent, collectiviteit en/of maatschappij. Voer de gegevens in en klik op de knop Keuze set. Je voert eventuele wijzigingen in.
     
     

   Een bestaande provisieregel kan gemuteerd worden door [Enter} te geven of door te dubbelklikken op de betreffende regel.

   Automatisch krijgt de vorige set een einddatum. Dat is de ingangsdatum van de nieuwe set minus 1 dag.

Het is ook mogelijk om handmatig een einddatum in te geven in een provisieset. Selecteer de set en kies voor de knop Wijzig Einddatum.

Bepaling agentprovisie

Bij het bepalen van de geldende agentprovisie in de polis of bij de prolongatie wordt gekeken naar de volgorde. En er wordt extra gecontroleerd welke provisieset geldig is aan de hand van de ingangsdatum en eventuele einddatum.

Er wordt in onderstaande volgorde in de groepen gekeken.

provisieregel op collectiviteitsniveau voor een specifieke agent

provisieregel op collectiviteitsniveau voor alle agenten

provisieregel op maatschappijniveau voor een specifieke agent

provisieregel op maatschappijniveau voor alle agenten

provisieregel op algemeen niveau voor een specifieke agent

provisieregel op algemeen niveau voor alle agenten.

Binnen de groep wordt op basis van de juiste set bepaald welke actief is op onderstaande peildatum:

• Bij een nieuwe polis: peildatum is ingangsdatum
• Bij prolongatie: peildatum is premievervaldatum. En dus niet de hoofdvervaldatum, omdat dit de lang bestaande werking is van agentprovisie zonder ingangsdatum.
• Bij een losse boeking:

  - de provisie wordt bepaald op basis wat in de polis is geregistreerd.

  - met een afwijkende agent in de boeking: peildatum is de boekdatum.

Bij het muteren van de polis wordt de provisie opnieuw bepaald als één van de volgende labels wordt gemuteerd:

• 10001 - maatschappij
• 10008 - ingangsdatum
• 10009 - looptijd
• 10027 - agent
• 10095 - collectiviteit
• 10142 - branche

Als de premievervaldatum of hoofdvervaldatum verandert, wordt de provisie alleen opnieuw bepaald als label Provisie opnieuw bepalen bij prolongatie aan staat.

Binnen de set wordt op basis van onderstaande volgorde het provisiepercentage bepaald:

Branche/dekking/looptijd

Branche/dekking/alle looptijden

Alle branches/dekking/looptijd

Alle branches/dekking/alle looptijden

Branche/alle dekkingen/looptijd

Branche/alle dekkingen/alle looptijden

Alle branches/alle dekkingen/looptijd

Alle branches/alle dekkingen/alle looptijden

Verwijderen bestaande set

1. Klik/selecteer een provisieregel in de betreffende provisieset.
2. Klik op Afsluiten .

   De volgende melding verschijnt:

   

Afdrukken set met agentprovisieregels

De set met agentprovisieregels kunnen afgedrukt worden in paden BBA en BBP in de provisietabel door te klikken op het icoontje met het printertje. En als je afdrukt vanuit het Agenten administratiescherm, inclusief provisieregels, toont het overzicht alle sets van provisieregels van de betreffende agent.

Afsluitprovisie agent berekenen per wijzigingsreden

Per wijzigingsreden (pad BLC, label 10017) kan worden opgegeven of er afsluitprovisie voor de agent moet worden berekend bij een mutatie. Bij het invoeren van een nieuwe polis wordt altijd afsluitprovisie berekend en wordt er dus niet naar deze waarde gekeken.

Pad: BLC

1. Selecteer label 10017 Wijzigingsreden.
2. Selecteer een wijzigingsreden.
3. Met de optie Afsluit agent op Ja geef je aan dat afsluitprovisie voor de agent moet worden berekend voor deze specifieke wijzigingsreden.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Agent informatie raadplegen

Pad: A, S en F

In de Uitgebreide agentmodule kan je in de onderdelen Acceptatie, Schade en Financieel via menu Info - Agent info de agentinformatie zoals deze is ingevoerd in pad BBA inzien.

In standaard ANVA kan je alleen in de polis de agentinformatie inzien.

Duplicaatbrieven naar agent sturen

Vanuit de relatie/polisvervolgactie Brieven aanmaken kan een duplicaat naar de agent worden gestuurd.

Pad: A

1. Kies de formuliersoort van de te versturen brief.
2. Kies de te versturen brief en let erop dat in de kolom Adressering een 'A' staat. Deze geeft aan dat deze brief als duplicaat naar de agent gestuurd kan worden.
3. Handel de correspondentie af binnen ANVA op de door jouw kantoor gekozen wijze.
4. Antwoord Ja op de vraag 'Duplicaat aan agent?'.
5. De brief verschijnt nogmaals en je kan deze desgewenst muteren.
6. Verstuur ook deze brief op de door jou gekozen wijze.

Agenten aanschrijven

Agenten aanschrijvingen overzicht

Wanneer een agent waar je een rekening-courantverhouding mee heeft, langere tijd een negatief saldo heeft, kan je deze aanschrijven. Met deze functie maak je een overzicht, via pad FRAAD kan je de aanschrijvingen daadwerkelijk aanmaken.

Pad: FRAAA

1. In het venster Overzicht aanschrijvingen kies je in het veld Selectiedatum bereik of je een totaaloverzicht (van begin t/m einde) of een overzicht uit een bepaalde periode wilt hebben.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Aanschrijvingsoverzicht agenten.

   Notitie In het aanschrijvingsoverzicht wordt in de kolom Rayon het veld Inspectiecode uit de agentgegevens (pad BBA) afgedrukt indien gevuld. Zie ook: Agenten aanschrijven

Agenten aanschrijven

Wanneer een agent waar je een rekening-courantverhouding mee heeft, langere tijd een negatief saldo heeft, kan je deze aanschrijven. Via pad FRAAA maak je een overzicht, via pad FRAAD kan je de aanschrijvingen daadwerkelijk aanmaken.

Pad: FRAAD

1. In het venster Aanschrijvingen daadwerkelijk kies je in het veld Selectiedatum bereik of je alle aanschrijvingen wilt aanmaken (van begin t/m einde) of aanschrijvingen binnen een bepaalde periode wilt aanmaken.
   
2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. De aanschrijvingen worden aangemaakt en klaargezet in pad DAO.

Agentbetalingen importeren

Betalingen aan en vorderingen op agenten boek je normaliter af via pad FFA (Afboeken). Als je echter veel betalingen en afboekingen heeft, kan je deze ook importeren en automatisch verwerken via pad FRAB, met behulp van een csv-bestand. Je kunt meerdere keren een proefverwerking uitvoeren tot het agentbetalingsbestand gereed is om het definitief te verwerken. Op het verslag is in de kopregel terug te zien of het om een proefverwerking of definitieve verwerking gaat. Wanneer een agentbetalingsbestand definitief is verwerkt en er opnieuw een poging wordt gedaan om hetzelfde bestand in te lezen, wordt er een waarschuwing in het scherm getoond. Hier kun je de keuze maken of je het bestand wel of niet opnieuw wilt inlezen.

Om een bestand in te lezen moet het csv-bestand aan de volgende eisen voldoen:

• Scheidingsteken: puntkomma ';'
• Kopregel: Ja.
• Veldindeling:
  • Kantoornummer: alleen als je gebruikmaakt van de Concernmodule en 'Kantoren apart' op Ja staat (pad BYCO). Laat dit veld anders leeg.
  • Afboekwijze: code afboekwijze (verplicht).
  • Boekstuknummer: numerieke waarde (verplicht).
  • Boekdatum: formaat dd-mm-eejj (verplicht).
  • Bedrag: postitief als het om een betaling aan een agent gaat (bijvoorbeeld 123,45-), negatief als het om een vordering op een agent gaat (bijvoorbeeld 1987,76).
  • Agent: agentnummer ANVA (zoals ingevuld in de agentenadministratie via pad BBA).
  • Omschrijving: maximaal 35 tekens.

Bijvoorbeeld
Kantoornummer; Afboekwijze; Boekstuknummer; Boekdatum; Bedrag; Agent; Omschrijving
20; 99; 25; 13-09-2017; 200,19; 200;Vordering
10; 42; 25; 06-09-2017; 34500,00-; 200;Uitkering
Boekdatum formaat: dd-mm-eejj , waarbij je de eventuele nul in de dag en maand moet opnemen. Een boekdatum 13-9-2017 (in plaats van 09) wordt dus niet verwerkt

Pad: FRAB

1. Kies met Info het in te lezen csv-bestand.
2. Klik op Start .

   Afgekeurde boekingen die niet geïmporteerd kunnen worden omdat bijvoorbeeld de agent niet aanwezig is, worden niet verwerkt. De reden wordt op het verslag vermeld, zie hieronder een overzicht met de afkeuringsredenen).

3. Raadpleeg het journaaloverzicht van de aangemaakte boekingen via pad FFOJ.

   Het verloop van de import kan je raadplegen in het signaalverslag, via pad DAO, formulier A0053 Financiële mutaties grootboek raadplegen. Hierin staan alle boekingen en eventueel de reden van afkeuring.

Afkeuringsredenen

• Kantoor is onbekend
• Afboekwijze is onbekend
• Agent is niet aanwezig
• Grootboek agent is onbekend
• Boekdatum is niet DD-MM-JJJJ
• Boekdatum valt buiten boekperiode