Aplaza: Initiële inrichting

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding Aplaza - Initiële inrichting

In deze handleiding wordt het stappenplan voor de initiële inrichting van Aplaza in ANVA beschreven.

Om met Aplaza te kunnen werken dient een geldig bedrijfscertificaat aanwezig te zijn. Je kan deze aanvragen via de website van Solera.

Stappenplan Algemene inrichting Aplaza

Stap 1: Aanmelden op Aplaza-website

Om gebruik te kunnen maken van Aplaza, moet het aanmeldformulier op de website van Aplaza worden ingevuld. Vervolgens zal een consultant van ANVA bv contact met jouw kantoor opnemen voor de activatie van Aplaza.

Stap 2: GIM- en Aplaza-module activeren

In pad BYSS - Stuurcodes deel VII moeten de opties GIM-module en Aplaza op Ja staan.

Pad: BYSS

1. Ga naar het venster Stuurcodes deel VII.
2. Kies Ja bij de optie GIM-module.
3. Kies Ja bij de optie Aplaza.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 3: GIM- en Aplaza-koppeling inrichten

In pad BYSI moeten de GIM- en Aplaza-koppeling ingericht worden. Volg onderstaand stappenplan om de koppelingen in te richten.

Pad: BYSI

GIM-koppeling inrichten

1. Kies de koppeling GIM (code 1). Het onderstaande venster verschijnt.

   

2. Vink Koppeling actief aan in het onderdeel Algemene parameters.
3. Vul in de onderstaande velden van het onderdeel Webservice parameters waarden in die op jouw omgeving van toepassing zijn.

   Veld	Toelichting
   WebService IP	Vul '127.0.0.1' of een afwijkend IP-adres van de ANVA Business Server in. Notitie Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van de koppeling MAIL (code 4), dan vind je bij deze koppeling het WebService IP dat op jouw omgeving van toepassing is.
   WebService poort	Vul '8180' of een afwijkende poort van de ANVA Business Server in. Notitie Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van de koppeling MAIL (code 4), dan vind je bij deze koppeling de WebService poort die op uw omgeving van toepassing is.
   Webservice URI	Vul de webservice URI in. Bijvoorbeeld '/anva/gim-beheer/services/gim'.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Aplaza-koppeling inrichten

1. Kies de koppeling Aplaza (code 19). Het onderstaande venster verschijnt.

   

2. Vink Koppeling actief aan in het onderdeel Algemene parameters.
3. Vul in de onderstaande velden van het onderdeel Webservice parameters waarden in die op jouw omgeving van toepassing zijn.

   Veld	Toelichting
   WebService IP	Vul '127.0.0.1' of een afwijkend IP-adres van de ANVA Business Server in. Notitie Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van de koppeling MAIL (code 4), dan vind je bij deze koppeling het WebService IP dat op jouw omgeving van toepassing is.
   WebService poort	Vul '8180' of een afwijkende poort van de ANVA Business Server in. Notitie Als je bijvoorbeeld gebruikmaakt van de koppeling MAIL (code 4), dan vind je bij deze koppeling de WebService poort die op jouw omgeving van toepassing is.
   Webservice URI	Vul de webservice URI in. Bijvoorbeeld '/anva/aplaza/services/aplaza'.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 4: Stuurcode Mutatie-interface berichten controleren

In pad BYSS moet je controleren of de stuurcode Mutatie-interface actief signaleren op Ja staat. Als deze stuurcode op Ja staat, wordt in het polisscherm een melding gegeven wanneer een te verwerken mutatiebericht van de maatschappij aanwezig is.

Pad: BYSS

1. Ga naar venster Stuurcodes deel II. Het onderstaande venster verschijnt.

   

2. Controleer of de stuurcode Mutatie-interface actief signaleren op Ja staat.

   Let op Neem contact op met Customer Support indien de stuurcode Mutatie-interface actief signaleren op Nee staat. Indien je geen contact opneemt met Customer Support en de stuurcode op Ja zet, ontvang je van alle reeds aanwezige mutatieberichten een melding in het polisscherm. Dit kan om zeer grote aantallen gaan. Een ANVA-medewerker kan voorkomen dat je deze berichten krijgt te zien.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 5: E-mailadres kantoor (en concern) controleren

In pad BYKA moet je controleren of het e-mailadres van ieder kantoor ingevuld is. Als je met de concernmodule werkt, moet je tevens in pad BYCN controleren of het e-mailadres van het concern ingevuld is.

Let op Het e-mailadres van ieder kantoor moet uniek zijn en mag niet voorkomen bij een gebruiker of eventueel het concern.

Pad: BYKA

1. Controleer of in het veld E-mail het e-mailadres van het kantoor ingevuld is. Vul indien nodig het e-mailadres van het kantoor in.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Let op Het e-mailadres van het concern moet uniek zijn en mag niet voorkomen bij een gebruiker of een kantoor.

Pad: BYCN

1. Controleer of in het veld E-mail het e-mailadres van het concern ingevuld is. Vul indien nodig het e-mailadres van het concern in.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 6: Bedrijfscertificaat inrichten

Voor elke dienst van Aplaza (bijvoorbeeld de verschillende maatschappijen of de Documenten- en Berichtenservice) is een aparte postbus nodig. De postbussen hebben een bedrijfscertificaat nodig. Voor uitgebreide informatie hierover verwijzen wij naar de handleiding Bedrijfscertificaat.

Het bedrijfscertificaat moet ieder jaar vernieuwd worden. Het vernieuwde bedrijfscertificaat moet voor Aplaza ook opnieuw geïmporteerd worden, zie Bedrijfscertificaat vernieuwen in Aplaza.

Stap 7: GRS Postbus(sen) inrichten

In pad BOAR moet je GRS-postbus(sen) toevoegen. Voor elke dienst (bijvoorbeeld Documenten- en Berichtenservice, of een maatschappij) heb je een aparte postbus nodig. Elke postbus heeft een bedrijfscertificaat nodig.

Notitie: voor het inrichten van de postbus Unigarant GRS is een aparte handleiding beschikbaar.

Een GRS-postbus inrichten is alleen mogelijk door een ANVA-beheerder.

Pad: BOAR

1. Ga naar menu GRS Postbussen.
2. Klik op menu Toevoegen.
3. Vul de gevraagde gegevens in, in het venster GRS-postbus.

   

   Veld	Omschrijving
   Postbus	Selecteer de betreffende postbus. Je kan alleen een postbus selecteren die door GIM-registratieberichten wordt ondersteund.
   Organisatieniveau	Selecteer de organisatie (jouw kantoor) waarvoor de gegevens moeten worden opgehaald. Als je met de Concernmodule werkt, kan je op verschillende niveaus de postbus inrichten: concern of kantoor. De beschikbaarheid is afhankelijk van de inrichting in pad BYCO: Kantoren apart = Nee: berichten kunnen op concernniveau opgehaald worden. Kantoren apart = Ja: berichten kunnen op kantoorniveau opgehaald worden. Notitie Elke kantoor/organisatieniveau heeft een eigen bedrijfscertificaat nodig.
   Authenticatie	Selecteer een bedrijfscertificaat.
   Accountnummer	Vul het EMS-accountnummer in voor deze postbus.
   Wachtwoord	Vul het bijbehorende wachtwoord in.
   Notificaties van extranet ontvangen?	Vink deze optie aan om notificaties te ontvangen dat er maatschappij- of SKP-berichten klaarstaan. Zie: Aplaza - Start vanaf het Extranet (wijzigingen die je via een extranet hebt ontvangen). Aplaza - Documenten- en Berichtenservice (SKP-berichten).

4. Klik op Akkoord. Je ziet de postbus terug in het overzicht. Als je een EMS-account heeft ingericht, kan dit enige tijd duren.

   

   Klik op Verwijderen om de postbus te verwijderen.

   • Meld de EMS-postbus aan bij Aplaza via www.aplaza.nl.

Stap 8: Gebruikersgegevens bijwerken in Aplaza

Gebruikersgegevens in Aplaza zijn direct aan GRS-postbussen gekoppeld. Deze gegevens hebben betrekking op het bedrijfscertificaat en accountgegevens die aan een postbus gekoppeld zijn.

Als in ANVA wijzigingen worden gedaan op één van deze gegevens dan moeten de gebruikersgegevens worden bijgewerkt om deze wijzigingen ook bij Aplaza bekend te maken. In pad BOAR wordt altijd een melding getoond als de gegevens moeten worden bijgewerkt.

Pad: BOAR

1. Kies actiemenu GRS-postbussen.

   Het scherm GRS-postbussen opent. Rechts in dit scherm zie je een contextbox die betrekking heeft op de gebruikersgegevens.

   • : de gegevens zijn bijgewerkt.
   • : de gegevens zijn niet bijgewerkt.

   

   Het bijwerken kan je direct vanuit de contextbox starten:

2. Klik op de link Gebruikersgegevens bijgewerkt.
3. Maak een keuze:
   • Bijwerken: alleen de nieuwe gegevens worden bijgewerkt. Als een gebruiker wordt verwijderd, dan wordt dat niet bijgewerkt.
   • Initieel vullen: alle gebruikersgegevens in Aplaza worden verwijderd en opnieuw gevuld vanuit ANVA.

   

4. Klik op Akkoord.

   Een voortgangsscherm wordt getoond.

   

   Tijdens het bijwerken van de gebruikersgegevens worden controles uitgevoerd. Als het bijwerken van de gebruikersgegevens zonder problemen is verlopen; dan volgt de melding: ‘Anva4/5 gebruikers zijn succesvol bijgewerkt in APLAZA’.

5. Klik dan op Terug.

   Als tijdens het bijwerken een fout optreedt, verschijnt hiervan een melding en wordt de voortgang gestaakt.

Stap 9: Aplaza-register importeren

Via pad BOAR moet het Aplaza-register geïmporteerd worden in ANVA. In het Aplaza-register is opgenomen welke producten door maatschappijen worden aangeboden. Volg onderstaand stappenplan om het Aplaza-register te importeren in ANVA.

Pad: BOAR

1. Ga naar menu APLAZA.
2. Ga naar menu APLAZA register importeren. De onderstaande vraag verschijnt:

   "Wilt u voor alle actieve maatschappijen in ANVA 4/5 de APLAZA
   Producten importeren?
   Let op. Dit proces kan enige tijd duren."

3. Klik op Akkoord. Het onderstaande venster verschijnt waarin de voortgang wordt getoond.

   

4. Klik op Akkoord zodra de melding 'De APLAZA producten zijn succesvol bijgewerkt in ANVA4/5' wordt getoond.

   Notitie Dagelijks wordt het Aplaza-register automatisch geïmporteerd wanneer de eerste gebruiker met toegang tot pad BOAR inlogt. In pad DAO vind je onder het formuliersoort Signaallijst update APLAZA register een verslag van de nieuwe en/of gewijzigde producten.

Stap 10: Wijzigingsredenen controleren

Controleer in pad BLC bij label 10017 Wijzigingsreden of voor ieder van de onderstaande functies een wijzigingsreden aanwezig is. Indien een wijzigingsreden ontbreekt, moet je deze aanmaken.

• Nieuw
• Wijzigen
• Royeren
• Opschorten
• Opheffen opschorten
• Aanvragen offerte
• Omzetten offerte naar nieuw contract

  Notitie De naamgeving van de wijzigingsredenen hoeft niet identiek te zijn aan de bovenstaande functies. De functie van een wijzigingsreden zie je in pad BLC rechts in beeld in de lijst met wijzigingsredenen van label 10017.

Wijzigingsredenen controleren

Pad: BLC

1. Ga naar label 10017 Wijzigingsreden.
2. Druk op [Enter].
3. Controleer of voor ieder van de bovenstaande functies een wijzigingsreden aanwezig is. Indien een wijzigingsreden ontbreekt, volg dan onderstaand stappenplan om de wijzigingsreden aan te maken.

Wijzigingsreden aanmaken

Pad: BLC

1. Ga naar label 10017 Wijzigingsreden.
2. Druk op [Enter].
3. Klik op Nieuw .
4. Vul de code en omschrijving van de wijzigingsreden in.

   

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 11: Wijzigingsreden uitgaande berichten koppelen

In pad BLC moeten de bij label 10017 Wijzigingsreden aanwezige wijzigingsredenen gekoppeld worden aan de corresponderende AFD-codering (= functie). Het koppelen van de wijzigingsredenen is noodzakelijk om vanuit de polis de juiste functie op het extranet van de maatschappij aan te roepen. Volg onderstaand stappenplan om de aanwezige wijzigingsgredenen te koppelen.

Let op Voor een correcte en volledige uitwisseling van gegevens tussen ANVA en het extranet van maatschappijen is het noodzakelijk om alle coderingen van labels die in een pakket en polis voorkomen te koppelen aan de corresponderende AFD-codering.

Pad: BLC

1. Ga naar label 10017 Wijzigingsreden doormiddel van het intypen van de code of omschrijving (afhankelijk van de geselecteerde kolom).
2. Druk op [Enter]. Het venster Wijzigingsreden verschijnt. In de kolom AFD wordt de aan een wijzigingsreden gekoppelde AFD-codering getoond.
3. Ga naar een wijzigingsreden die nog niet is gekoppeld of onjuist is gekoppeld. In het onderstaande voorbeeld wijzigingsreden Offerte.

   

4. Druk op [Enter].
5. Kies met Info de corresponderende AFD-code in het veld (Gekoppelde AFD-code). In het onderstaande voorbeeld wordt AFD-code 00008 Aanvragen offerte gekoppeld aan wijzigingsreden 150 Offerte.

   Notitie Bij een koppeling met AFD-code 00008 Aanvragen offerte is het tevens noodzakelijk om de optie GIM Extranet-offerte op Ja te zetten. Deze optie zorgt ervoor dat in het polisoverzicht achter het volgnummer een F wordt getoond als indicatie dat het een offerte betreft. Voor alle wijzigingsredenen die aan een andere AFD-code worden gekoppeld, geldt dat de optie GIM Extranet-offerte op Nee moet staan.

   

6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
7. Herhaal stap 3 t/m 6 tot alle wijzigingsredenen aan de corresponderende AFD-codering zijn gekoppeld.

Stap 12: Wijzigingsreden inkomende berichten koppelen

In pad BOAL moet bij AFD-label AL-FUNCTIE de aanwezige wijzigingsredenen worden gekoppeld aan de corresponderende ANVA-codering. Het koppelen van de wijzigingsredenen is noodzakelijk om voor inkomende berichten de juiste functie in ANVA aan te roepen. De volgende wijzigingsredenen moeten in ieder geval worden gekoppeld aan de corresponderende ANVA-codering:

• Aanvragen offerte
• Nieuw
• Omzetten offerte naar nieuw contract
• Opheffen opschorten
• Opschorten
• Royeren
• Wijziging

Volg onderstaand stappenplan om de aanwezige wijziginsgredenen te koppelen.

Pad: BOAL

1. Ga naar AFD-label AL-FUNCTIE doormiddel van het intypen van de naam.
2. Ga naar menu Coderingen. Het venster Codelijst ADNFUN bij attribuut AL-FUNCTI verschijnt.
3. Ga naar een wijzigingsreden die nog niet is gekoppeld of onjuist is gekoppeld. In het onderstaande voorbeeld wijzigingsreden 00001 Nieuw.

   

4. Druk op [Enter].
5. Kies met Info de corresponderende ANVA-codering in het veld ANVA code.

   

6. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
7. Herhaal stap 3 t/m 6 tot op z'n minst de hierboven genoemde wijzigingsredenen aan de juiste ANVA-codering zijn gekoppeld.

   Notitie Indien een corresponderende ANVA-codering ontbreekt, kan je deze aanmaken in pad BLC bij label 10017 Wijzigingsreden. Zie 'Stap 12: Wijzigingsredenen controleren' voor meer informatie.

Stap 13: Koppeling AFD-label PK-OFFERTE controleren

In pad BOAL moet AFD-label PK-OFFERTE gekoppeld zijn aan label 61386 Offertenummer. Het koppelen van dit AFD-label is noodzakelijk voor het verwerken van inkomende berichten. Volg onderstaand stappenplan om de koppeling van AFD-label PK-OFFERTE te controleren.

Pad: BOAL

1. Ga naar AFD-label PK-OFFERTE.
2. Druk op [Enter].
3. Controleer of in het veld ANVA label het label 61386 Offertenummer is ingevuld. Kies indien nodig met Info label 61386 Offertenummer.

   

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Stap 14: Coderingen label 11204 t/m 12999 koppelen

Via pad BOAC moeten de coderingen van label 11204 t/m 12999 worden gekoppeld aan de corresponderende AFD-coderingen. Volg onderstaand stappenplan om de coderingen van deze labels automatisch te koppelen.

Pad: BOAC

1. In pad BOAC verschijnt de onderstaande melding. Klik op Ja om de coderingen van label 11204 t/m 12999 automatisch te koppelen aan de corresponderende AFD-coderingen in pad BLC.

   

   Let op Indien je de standaard coderingen van deze labels hebt gewijzigd, moet je na het automatisch koppelen in pad BLC controleren of de afwijkende coderingen correct zijn gekoppeld.

Stap 15: Algemene dekking per hoofdbranche aanmaken

In pad BPBD moet u per hoofdbranche een algemene dekking aanmaken.

De maatschappij levert losse dekkingen aan per onderdeel. De aangeleverde dekkingen worden vertaald op basis van de koppeling bij label 98160 ADN - dekkingcode (pad BLC). Omdat provinciale polissen in ANVA maar één dekking kunnen hebben, moeten losse dekkingen in pad BPBD in combinaties worden opgenomen. Wanneer de maatschappij een dekkingscombinatie aanlevert die niet in pad BPBD aanwezig is, wordt automatisch een dekking aangemaakt op basis van de algemene dekking van de betreffende hoofdbranche.

Volg onderstaand stappenplan om per hoofdbranche een algemene dekking aan te maken.

Pad: BPBD

1. Klik op Nieuw om een nieuwe dekking aan te maken.
2. Vul de onderstaande velden in.

   Notitie Als voorbeeld kan je de standaard dekking voor de betreffende hoofdbranche raadplegen indien aanwezig.

   

   Veld	Toelichting
   Dekking	Vul een code voor de dekking in. Als de code van de hoofdbranche uit vier cijfers bestaat, begin dan de code met het eerste cijfer van deze hoofdbranche gevolgd door 888. Als de code van de hoofdbranche uit vijf cijfers bestaat, begin dan de code met de eerste twee cijfers van de hoofdbranche gevolgd door 888. Bijvoorbeeld: 1888 voor hoofdbranche Ongevallen en ziekte. 10888 voor hoofdbranche Leven.
   Omschrijving	Vul de omschrijving 'Zie polisblad' in.
   Omschrijving beknopt	Vul de beknopte omschrijving 'Polisblad' in.
   Omschrijving formulier	Vul hier een andere (mooiere) omschrijving van de dekking in. Deze wordt bij het afdrukken in een formulier (met weergave 'Omschrijving') gebruikt. Als je veld Omschrijving formulier leeg laat, dan wordt de waarde van het veld Omschrijving gebruikt in formulieren. Dit wordt vanuit label 99042 geregeld. Je hoeft hiervoor niets in te stellen.
   Assur. belasting	Vul met behulp van Info het juiste assurantiebelastingtarief voor deze dekking in (voor gebruik in poliscontracten en voor bemiddelingskosten in servicecontracten).
   ADN dekkingcode	Vul met behulp van Info de juiste ADN dekkingcode voor deze dekking in. Dit veld is niet verplicht voor servicecontracten.
   Aan- /afmelden	Kies of bij de dekking in een volmachtpolis automatisch een RDW-bericht aangemaakt moet worden.
   BM/noclaim rekenen	Kies of de BM of Noclaim voor deze dekking moet worden berekend. Bij de berekening wordt gebruikgemaakt van de BM/Noclaim tabellen-zoals deze bij de maatschappij zijn ingericht.
   Gescheiden B/M Casco	Zet deze optie op Ja, als je gebruik wilt maken van een alternatieve B/M-tabel voor cascodekkingen. Zie de handleiding: Gescheiden B/M.
   Soort verzekering	Vul met behulp van Info het soort verzekering in waar deze dekking voor geldt.
   Soort dekking	Vul met behulp van Info het soort dekking in waar deze dekking voor geldt.
   Service-dekking	Kies met Ja/Nee of deze dekking in servicecontracten gebruikt kan worden. Zie: 'Advies en bemiddelingskosten' voor meer informatie.
   BTW	Indien van toepassing, selecteer een BTW-tarief (voor gebruik van advieskosten in servicecontracten).

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 om voor iedere hoofdbranche een algemene dekking aan te maken.

Stap 16: Dekkingschermen voor algemene dekkingen aanmaken

In pad BVDN moet voor iedere algemene dekking een dekkingscherm aangemaakt zijn. Volg onderstaand stappenplan om een dekkingscherm aan te maken voor een algemene dekking.

Pad: BVDN

1. Ga naar een algemene dekking zonder dekkingscherm. Dekkingen zonder dekkingscherm herken je aan de aanduiding 'Geen venster'.
2. Druk op [Enter].

   De melding verschijnt: 'Bestaand dekkingscherm kopiëren'.

3. Kies Ja als je een bestaand dekkingscherm wilt kopiëren. Het onderstaande venster verschijnt.

   

4. Kies in het veld Gegevens overnemen van dekking met Info de dekking waarvan je gegevens wilt overnemen.

   Notitie Je kan bijvoorbeeld kiezen om gegevens over te nemen van de standaard dekking voor de betreffende hoofdbranche.

5. Kies of je voor dit scherm de opgegeven defaultwaarden wilt kopiëren. Defaultwaarden zijn standaardgegevens die automatisch ingevuld worden.
6. Klik op Start . Je kan het scherm nu gaan wijzigen.
7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
8. Herhaal stap 1 t/m 7 tot voor iedere algemene dekking een dekkingscherm is aangemaakt.

Stap 17: ADN Dekkingsspecificatie op polisscherm controleren

In pad BVPN moet op het polisscherm van producten waarbij een algemene dekking voor kan komen, het scherm ADN Dekkingsspecificatie aanwezig zijn. Het scherm ADN Dekkingsspecificatie bevat de onderstaande labels:

• 00001 Relatienummer
• 10131 Volgnummer sub
• 01028 Voorletters/voorvoegsels/achternm.
• 10004 Polisnummer
• 10501 Dekking 1 t/m 10541 Dekking 5
• 10502 Dekking 1 bruto premie t/m 10542 Dekking 5 bruto premie
• 10503 Dekking 1 verzekerd bedrag t/m 10543 Dekking 5 verzekerd bedrag
• 10504 Dekking 1 incasso-provisie t/m 10544 Dekking 5 incasso-provisie

Volg onderstaand stappenplan om de aanwezigheid van het scherm ADN Dekkingsspecificatie op een polisscherm te controleren.

Pad: BVPN

1. Ga naar een polisscherm van een product waarbij een algemene dekking voor kan komen.
2. Druk op [Enter].
3. Controleer of het scherm ADN Dekkingsspecificatie aanwezig is.

   

   Notitie Als het scherm niet aanwezig is kan je via menu Acties - Nieuw venster een nieuw scherm toevoegen. Aan dit scherm kan je vervolgens de hierboven genoemde labels toevoegen. Als het scherm ADN Dekkingsspecificatie al aanwezig is op het polisscherm van een ander product, dan kan je vanuit dit polisscherm via menu Acties - Voeg venster toe het scherm toevoegen aan het polisscherm waarop het nog niet aanwezig is.