Aplaza - Documenten- en Berichtenservice (DBS)

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding Aplaza Documenten- en Berichtenservice (DBS)

Met de Documenten- en Berichtenservice (DBS) van Aplaza kan je rechtstreeks gegevensbestanden ophalen bij maatschappijen. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld polisdocumenten, polisvoorwaarden, brieven, prolongatieberichten en mutatieberichten. Deze worden vanuit ANVA via Aplaza bij de aangesloten maatschappijen opgehaald. De opgehaalde documenten en berichten worden in ANVA automatisch bij de juiste polis verwerkt. Zo draagt Aplaza DBS bij aan het het optimaal afhandelen van grote stromen documenten en berichten van een verzekeraar naar het intermediair.

GIM- en SKP-berichten

Aplaza DBS ondersteunt zowel GIM- als SKP-berichten. SKP is het SIVI KoppelingsProtocol. Dit is de doorontwikkeling van de GIM-protocollen die de uitwisseling van gegevens en documenten tussen ketenpartijen in de verzekeringsindustrie vergemakkelijkt. Daarbij kan je denken aan koppelingen tussen verzekeraars, serviceproviders en intermediairs, maar ook aan vergelijkingssoftware, schadeherstellers en expertisediensten.

Er zijn drie soorten SKP-berichten: Basis, Uitgebreid en Compleet. De bijgevoegde documenten uit deze en uit GIM-berichten worden door ANVA automatisch aan de juiste dossiers gekoppeld (geïndexeerd), op basis van het relatie-, pakket-, polis- en schadenummer. Een document wordt daarbij zoveel mogelijk op het diepst mogelijke niveau opgeslagen. Vanuit het diepste niveau is het ook op de hogere niveaus beschikbaar.

Als ANVA een document niet automatisch kan plaatsen, bijvoorbeeld door onbekende gegevens of omdat het bij meerdere relaties zou kunnen passen, komt het in de Werklijst. Van daaruit kan je het handmatig aan het juiste dossier koppelen. Elk document in een SKP-bericht wordt een apart dossier-item. Als automatisch indexeren niet mogelijk is, krijgt elk document een eigen werklijstitem.

De mutaties vanuit de berichtsoorten Uitgebreid en Compleet worden niet ondersteund, die moet je handmatig verwerken. Het handmatig verwerken van mutaties voor SKP-Uitgebreid en SKP-Compleet kan je instellen (pad BOAR) door ze bijvoorbeeld op de werklijst van de juiste medewerker te plaatsen. Als het nodig is dat de documenten die automatisch in het juiste dossier zijn geplaatst (geïndexeerd) toch nog door een medewerker nagekeken moeten worden, kan je dat ook via pad BOAR instellen, dat geldt zowel voor GIM- als voor SKP-berichten.

Als je zelf SKP-berichten verstuurd, moeten ze de mutaties ook in leesbare vorm bevatten, aangezien ze in XML-vorm niet eenvoudig zijn in te zien in ANVA. Het meest gangbare is het PDF-formaat, maar ook andere formaten zijn mogelijk.

Berichten ontvangen via Connect Postbus

Om EDIFACT-berichten en documenten te ontvangen, die aangeleverd worden via de Connect Postbus, dien je de GRS Postbus 'Aplaza - Connect Postbus' in te richten. Zie hiervoor Agenten inrichten voor ontvangst via ANVA Postbus

Achtergrondinformatie Aplaza DBS

ANVA ondersteunt twee verschillende protocollen voor het ophalen van documenten en berichten via de DBS van Aplaza; post-voor-post en batch-correspondentie. De verzekeraar bepaalt welk protocol wordt ondersteund voor de uitwisseling van documenten en berichten.

• Post-voor-post

  Bij het post-voor-post protocol worden bij het ophalen van documenten en berichten de gegevensbestanden een voor een opgehaald via het extranet van de verzekeraar of via een TIME/EMS-postbus. Bij extranetberichten bevat ieder gegevensbestand maximaal 1 document of bericht. Bij SKP-berichten is deze beperking er niet. Bij SKP-berichten worden alleen de documenten verwerkt, de mutaties moet je handmatig via de werklijst verwerken. Ieder gegevensbestand wordt ongecomprimeerd aangeboden.

• Batch-correspondentie

  Bij het batch-correspondentie protocol worden documenten en berichten als verzameling opgehaald via het extranet van de verzekeraar. Per gegevensbestand kunnen maximaal 1000 documenten of berichten worden uitgewisseld. Als er meer documenten of berichten opgehaald moeten worden, wordt automatisch een volgend gegevensbestand beschikbaar gesteld op het extranet van de verzekeraar en opgehaald. De gegevensbestanden worden gecomprimeerd aangeboden.

  De gemiddelde verwerkingstijd van een document op basis van batch-correspondentie is korter dan op basis van post-voor-post.

  Notitie De wijze waarop de maatschappij documenten en berichten beschikbaar stelt, is gedefinieerd in het Aplaza-register. Je kan dus niet zelf bepalen welk protocol gebruikt moet worden.

TIME/EMS-postbus (EMS)

Sommige verzekeraars stellen documenten en berichten beschikbaar via EMS. Bij het ophalen van documenten en berichten via EMS wordt altijd gebruikgemaakt van het post-voor-post protocol. Via Aplaza kan je deze documenten en berichten ophalen door een postbus in te richten via pad BOAR - GRS-postbussen.

Inrichten van Aplaza DBS

Stappenplan Inrichten van Aplaza DBS

De Aplaza-koppeling moet ingericht zijn, zie Aplaza - Initiële inrichting.

Om gebruik te kunnen maken van Aplaza Documenten- en Berichtenservice moeten ook de volgende stappen uitgevoerd worden.

Gebruikerspermissies voor DBS inrichten

De toegang tot het ophalen van berichten (pad LAE), het bekijken van de sessieverslagen (pad LAV) en het documentenoverzicht (pad LAD) kan per gebruiker ingesteld worden. Het toekennen van permissies kan alleen gedaan worden door een gebruiker die 'Beheerder' is.

Pad: BGG

1. Selecteer de gebruiker aan wie je permissies wilt toekennen.

   Notitie Onderstaande velden en menu's zijn alleen toegankelijk als bij de gebruiker aan wie je permissies wilt toekennen, het veld Beheerder op Nee staat. Een beheerder heeft reeds toegang tot alle paden en kantoren, specifieke permissies zijn dan niet nodig.

2. Ga naar menu Permissies - Menupermissies.
3. Selecteer één of meerdere menu's:
   • LAE: documenten en berichten ophalen.
   • LAV: sessieverslagen lezen.
   • LAD: overzicht opgehaalde documenten.
4. Als je gebruikmaakt van de Concernmodule en in pad BYCO staat Kantoren apart op Ja: ga naar veld Kantoor en selecteer de kantoren waarvoor deze gebruiker berichten mag ophalen, sessieverslagen mag lezen en het documentenoverzicht mag bekijken.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   

DBS-dossiersegment toewijzen

Het ANVA-dossier bestaat uit tabbladen waarop dossierregels van één onderwerp (segment) getoond worden. De via de DBS opgehaalde documenten en berichten kunnen toegewezen worden aan een dossiersegment.

Bij de installatie van ANVA is in pad BLC bij label 98509 Dossiersegment het dossiersegment APLAZA DBS (code 14) aangemaakt. Dit dossiersegment moet in pad BYST gekoppeld worden aan het onderwerp APLAZA Documenten en Berichten Service (code 14).

Pad: BYST

1. Ga naar pad BYST.
2. Kies de APLAZA Documenten en Berichten Service (code 14).
3. Klik in het veld Segment op Info .
4. Kies het dossiersegment APLAZA DBS (code 14).
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Instellingen documentverwerking voor Aplaza DBS

Standaardinstellingen voor documentverwerking (Aplaza DBS)

Het is mogelijk om per proces en per documentsoort in te richten waar documenten in ANVA worden opgeslagen. De documentsoorten worden bepaald door het SIVI. Het is niet mogelijk om eigen documentsoorten toe te voegen. De verzekeraar bepaalt welke documentsoorten beschikbaar worden gesteld via de DBS.

Volg onderstaand stappenplan om de standaardinstellingen voor documentverwerking in te richten.

Pad: BOAR

1. Ga naar pad BOAR.

   Een JxBrowser wordt opgestart.

2. Klik op Documenten & Berichten Service.
3. Klik op Standaard instellingen in het blok Documentverwerking.
4. Vink per documentsoort aan hoe een document in ANVA verwerkt moet worden nadat het is opgehaald.

   Voorbeeldscherm Documentverwerking - Standaard instellingen

   Voorbeeldscherm Documentverwerking - Standaard instellingen

   

   De volgende keuzemogelijkheden zijn aanwezig:

   • Werklijst: het document wordt geplaatst in pad GW en - als het document kan worden toegewezen aan een polis of pakket - in de werklijst bij de betreffende polis of het pakket. Documenten die niet kunnen worden toegewezen aan een polis of pakket (dus uitvallen) worden altijd in de werklijst geplaatst.

     Kies voor deze optie als je het document nog wilt behandelen of controleren. Voor ieder documentsoort is deze optie standaard aangevinkt.

     Zie 'Werklijst' voor meer informatie.

   • Dossier: het document wordt direct in het dossier van de betreffende polis of het pakket geplaatst (menu Info - Dossier vanuit polis of pakket).

     Kies voor deze optie als je de documenten automatisch in het dossier wilt laten plaatsen. Voor ieder documentsoort is deze optie standaard aangevinkt.

     Zie 'Dossier raadplegen' voor meer informatie.

   • Afdrukken: het document wordt geplaatst in pad DAO bij de formuliersoort GRS Documenten. ESB-berichten worden klaargezet in pad LNIO, daar kan je ze ook afdrukken.

     Kies voor deze optie als je de documenten wilt afdrukken om ze bijvoorbeeld te versturen. Deze optie kan je alleen kiezen in combinatie met de optie Werklijst en/of Dossier.

     Zie 'Afdrukken Overige formulieren' voor meer informatie.

   Het is mogelijk om per documentsoort meerdere keuzes aan te vinken. Als bij een documentsoort geen keuzes worden aangevinkt, wordt een document van dit type niet verwerkt.

5. Klik op Akkoord.
6. Klik op Afsluiten om de browser te sluiten en terug te keren naar ANVA.

   Notitie Documenten worden standaard geplaatst in de werklijst van de ANVA-gebruiker die de documenten en berichten ophaalt. Het is in overleg met ANVA mogelijk om hiervan af te wijken door het configuratiebestand GRS-Document-Mapping in te richten. Per documentsoort kan de werklijst van een ANVA-gebruiker worden opgegeven. Neem hiervoor contact op met de ANVA Customer Support. Zie Configuratiebestand GRS-Document-Mapping inrichten voor meer informatie over het inrichten van het configuratiebestand.

Afwijkende instellingen (per proces) voor documentverwerking (Aplaza DBS)

Het is mogelijk om per proces en per documentsoort in te richten waar documenten in ANVA worden opgeslagen. De documentsoorten worden bepaald door het SIVI en zijn afkomstig uit de AFD-catalogus. Het is niet mogelijk om eigen documentsoorten toe te voegen.

Volg het onderstaande stappenplan om voor documentverwerking afwijkingen per proces in te richten.

Pad: BOAR

1. Ga naar pad BOAR.

   Een JxBrowser start nu op.

2. Klik op Documenten & Berichten Service.
3. Klik in het blok Afwijkingen per proces op de naam van het proces waarvoor je afwijkende instellingen op wilt geven ten opzichte van de standaard instellingen.
4. Vink per documentsoort aan hoe een document in ANVA verwerkt moet worden nadat de berichten zijn opgehaald.

   Voorbeeldscherm Afwijkingen per proces - Afwijkende instellingen

   In het onderstaande voorbeeldscherm worden de afwijkende instellingen voor het proces Prolongatie weergegeven.

   

   De volgende keuzemogelijkheden zijn aanwezig:

   • Werklijst: het document wordt geplaatst in pad GW en - als het document kan worden toegewezen aan een polis of pakket - in de werklijst bij de betreffende polis of het pakket. Documenten die niet kunnen worden toegewezen aan een polis of pakket (uitval) worden altijd in de werklijst geplaatst.

     Kies voor deze optie als je het document nog wilt behandelen of controleren.

     Zie Werklijst voor meer informatie.

   • Dossier: het document wordt direct in het dossier van de betreffende polis of het pakket geplaatst (menu Info - Dossier vanuit polis of pakket). Kies voor deze optie als je de documenten automatisch in het dossier wilt laten plaatsen.

     Zie Dossier raadplegen voor meer informatie.

   • Afdrukken: het document wordt geplaatst in pad DAO bij de formuliersoort GRS Documenten.

     Kies voor deze optie als je de documenten wilt afdrukken om ze bijvoorbeeld te versturen.

     Deze optie kan alleen gekozen worden in combinatie met de optie Werklijst en/of Dossier.

     Zie Afdrukken Overige formulieren voor meer informatie.

   Het is mogelijk om per documentsoort meerdere keuzes aan te vinken. Als bij een documentsoort geen keuzes aangevinkt worden, dan wordt een document van dit type niet verwerkt.

5. Klik op Akkoord.
6. De status Afwijkend verschijnt achter de naam van een proces als voor dit proces afwijkende instellingen zijn opgegeven.

   Voorbeeldscherm Documenten & Berichten Service

   

7. Klik op Afsluiten om de browser te sluiten en terug te keren naar ANVA.

   Notitie Documenten worden standaard geplaatst in de werklijst van de ANVA-gebruiker die de documenten en berichten ophaalt. Het is in overleg met ANVA mogelijk om hiervan af te wijken door het configuratiebestand GRS-Document-Mapping in te richten. Per documentsoort kan de werklijst van een ANVA-gebruiker worden opgegeven. Neem hiervoor contact op met ANVA Customer Support. Zie Configuratiebestand GRS-Document-Mapping inrichten voor meer informatie over het inrichten van het configuratiebestand.

Documenten aan andere gebruiker toewijzen (Aplaza DBS)

Documenten die opgehaald worden via de DBS van Aplaza en via GIM worden standaard in de werklijst geplaatst van de gebruiker die het ophalen van documenten en berichten start (pad LAE). Het is in overleg met ANVA mogelijk om hiervan af te wijken door het configuratiebestand GRS-Document-Mapping in te richten. Neem hiervoor contact op met ANVA Customer Support.

Het configuratiebestand kan op twee manieren worden ingericht:

• Per documentsoort kan opgegeven worden naar welke werklijst de opgehaalde documenten verwerkt moeten worden.
• Opgegeven kan worden dat alle opgehaalde documenten naar de werklijst van een specifieke gebruiker verwerkt moeten worden.

Het configuratiebestand 'grs-document-mapping.cfg' wordt aangemaakt bij de installatie van ANVA in de folder '..\DATAn\fil'. Dit bestand bevat nog geen instellingen voor documentverwerking.

Het configuratiebestand kan in Kladblok worden bekeken en bewerkt. In het configuratiebestand vind je een instructie met voorbeelden voor de inrichting van het bestand.

Werken met Aplaza DBS

Stappenplan: Werken met Aplaza DBS

De onderstaande stappen moeten iedere keer bij het ophalen van de DBS-documenten en GRS-documenten worden uitgevoerd.

Documenten en berichten ophalen Aplaza

Via pad LAE kan je documenten en berichten ophalen.

Het ophalen van de documenten en berichten mag maar door één gebruiker tegelijk worden gedaan. Als een tweede gebruiker het ophalen van documenten en berichten start (pad LAE), volgt de melding 'Service bezet... Momenteel worden er resultaten opgehaald door gebruiker <gebruikersnaam>. Probeer het later nogmaals.'

Let op Als je gebruikmaakt van DDi RPA worden uitgevallen berichten niet op de werklijst gezet maar doorgestuurd naar het DDi RPA-platform om de koppeling naar het juiste dossier te bepalen. Het bericht komt dan via DDi RPA terug in ANVA.

Voordat een maatschappij documenten kan aanleveren, zal ANVA eerst de aansluiting van de verzekeraar op de DBS van Aplaza testen.

Pad: LAE

1. Klik op Akkoord.

   De documenten en berichten worden opgehaald. Dit kan enige tijd duren. Je kan de voortgang volgen via het scherm Berichten ophalen.

   Voorbeeldscherm GIM Resultaten ophalen

   Voorbeeldscherm GIM Resultaten ophalen

   

   Indien van toepassing verschijnt er een Windows-melding als er een SKP- of Aplaza extranetbericht in jouw werklijst is geplaatst.

   Als alle resultaten zijn opgehaald toont ANVA het verslag van de sessie. Per postbus is een verslag beschikbaar.

2. Controleer de sessieverslagen in pad LAV.

   Voor meer informatie, zie het hoofdstuk: Verslagen van sessies bekijken.

3. Verwerk de opgehaalde berichten en documenten via de volgende paden:
   • Pad GW (documenten verwerken via de Werklijst. Hier vind je terug:
     - Uitgevallen documenten.
     - Documenten waarbij de maatschappij een reactie verwacht naar bijvoorbeeld verzekeringnemer, tussenpersoon, werkgever of werknemer.
     - Berichten en documenten waarvoor je dat standaard ingesteld hebt op basis van documentsoort en proces, in pad BOAR.

     Notitie: als je werkt met de (uitgebreide) concernmodule dan kan een gebruiker met kantoorrechten alleen de taken zien met een kantoorcode van het eigen kantoor. Een ANVA-beheerder kan de berichten zonder kantoorcode inzien.

   • Pad AI (PMB-berichten)
   • Pad RPO (PPR-berichten)
   • Pad LNIO (ESB-berichten)
   • Pad FRPV (PRI-berichten).
   • Pad A (SKP-documenten die direct in het juiste dossier zijn geplaatst op relatie-, pakket-, polis- of schadeniveau).
4. Klik op Afsluiten om de browser te sluiten en terug te keren naar ANVA.

Overzicht opgehaalde documenten in Aplaza DBS

In pad LAD kan een overzicht worden gegenereerd van de opgehaalde documenten.

Let op Documentregels die ouder dan 30 dagen zijn worden verwijderd en zijn dus niet meer zichtbaar in het overzicht.

Pad: LAD

1. In het scherm Overzicht documenten kan je zoeken naar opgehaalde documenten.
   • Er kan gezocht worden op Polis-/pakketnummer of Porcode van de maatschappij.
   • Daarnaast kan je ervoor kiezen om alle documenten te tonen (Alles) of alleen de documenten die niet toegewezen konden worden aan een polis of pakket (Uitgevallen).
   • Voor een overzicht van alle opgehaalde documenten laat je de standaardwaarden staan: Polis-/pakketnummer en Alles.
2. Klik op Zoeken.

   

   De uitval wordt gemarkeerd met een oranje () balletje. Uitgevallen documenten worden altijd verwerkt naar de werklijst, ongeacht de instellingen voor documentverwerking. Documentsoorten die niet worden verwerkt, worden niet getoond in het overzicht. Zie de hoofdstukken 'Documentverwerking standaard instellingen inrichten' en 'Documentverwerking afwijkingen per proces inrichten' voor meer informatie.

   In de kolom Actie wordt middels pictogrammen aangegeven waarheen de documenten verwerkt zijn:

   Werklijst

   Dossier

   Schijf/afdrukken

3. Klik op Afsluiten om de browser te sluiten en terug te keren naar ANVA.

Sessieverslagen bekijken voor Aplaza DBS

In ANVA hebt je de mogelijkheid om de verslagen van iedere sessie van het ophalen van documenten en berichten te bekijken. Hierin kan je bijvoorbeeld terug zien welke berichten niet goed ontvangen of verwerkt zijn, of welke berichtsoorten niet ondersteund worden. Voor elke postbus wordt een verslag aangemaakt. De sessieverslagen blijven standaard dertig dagen bewaard.

Pad: LAV

Een browser start op. Er wordt een overzicht getoond van beschikbare verslagen. Een sessie met een of meerdere foutmeldingen herken je aan het rode kruisje: .

1. Klik op een verslag om het te openen.

   

2. Klik op het resultaat wat niet goed ontvangen of verwerkt is. Een verdere specificatie wordt getoond. Status maakt duidelijk dat een of meerdere processen fout verlopen zijn.

   Notitie De schermen en specificaties zijn voor alle berichtsoorten verschillend. Onderstaande schermen tonen voorbeelden uit de de post-voor-postberichten.

   

3. Klik op een ProcesId dat fout verlopen is ().
   • In het kader Meldingen kan je zien welke foutmelding van toepassing is, met aanwijzingen hoe je de fout kunt herstellen. Zie ook het hoofdstuk: Mogelijke foutmeldingen in een sessieverslag.
   • Klik op Berichtdetails bekijken voor de request- en responseberichten. Voor sommige foutmeldingen heeft ANVA Customer Support het responsebericht nodig.
   • Als je doorklikt op een ProcesId dat goed verwerkt is (), zie je de bijbehorende documentinformatie.
4. Los waar mogelijk het probleem op en klik op menu Verwerken om het bericht opnieuw te verwerken.

   

5. Om het verslag te sluiten klik je op Terug.
6. Klik op Afsluiten om de browser te sluiten en terug te keren naar ANVA.

Mogelijke foutmeldingen in sessieverslag Aplaza DBS

In een sessieverslag kunnen de volgende foutmeldingen voorkomen:

* De logbestanden server.log en server-debug.log kunnen door een applicatiebeheerder geraadpleegd worden. In het algemeen staan ze op de volgende locatie:

• Linux: /anva-abs/jboss-x.x.x/server/anva-xx/log (x = versie- of bedrijfsnummer).
• Windows: [schijfletter]:\anva-abs\jboss-x.x.x\server\anva-xx\log (x = versie- of bedrijfsnummer).