|
|
|
|
|
In dit onderdeel |
ANVA kent twee methoden van aanmanen.
Je kunt in ANVA openstaande facturen selecteren aan de hand van door jezelf op te geven criteria. Voor de geselecteerde facturen kun je vervolgens aanmaningen aanmaken. Op factuurniveau (via p ad FD - menukeuze Aanmanen) kun je aanmaningen aanmaken per relatie, voor alle relaties, per producent, per maatschappij en per agent. Zie Aanmanen op factuurniveau.
Bij het aanmanen op relatieniveau (pad FD - menukeuze Rekening overzicht per relatie) komen alle openstaande posten van een relatie, gegroepeerd per aantal keren aangemaand, op een overzicht. Hierdoor heb je voortdurend een totaalbeeld van de openstaande posten van die relatie. De relatie krijgt maandelijks een overzicht van zijn openstaande posten. Op relatieniveau kun je aanmaningen aanmaken voor alle relaties, voor één relatie, per producent of per afdeling. Door het inrichten van de actietabellen via pad BYKB kun je veel handmatige acties automatisch laten uitvoeren. Zie Aanmanen op relatieniveau.
Deze methode (via pad FD - menukeuze Debiteurenbewaking) maakt het mogelijk om per soort factuur een aanmaningformulier in te regelen. Daarnaast kan een aantal acties worden gedefinieerd zoals het boeken van kosten, het automatisch versturen van brieven aan de maatschappij of de agent, het aanmaken van agenda’s en het coderen van een facuur met retour maatschappij, incasso uithanden en niet aanmanen. Zie Debiteurenbewaking.
Deze twee methoden kunnen niet naast elkaar worden gebruikt. Je moet in de systeeminstellingen via de switch Handmatig aanmanen ja/nee (pad BYSS deel VII) aangeven welke methode je wilt gebruiken.
Je kan in ANVA openstaande facturen selecteren aan de hand van door jezelf op te geven criteria. Voor de geselecteerde facturen kan je vervolgens aanmaningen aanmaken.
Op factuurniveau via pad FD, menukeuze Aanmanen kan je aanmaningen aanmaken per relatie, voor alle relaties, per producent, per maatschappij en per agent.
Het maken van een selectie van aan te manen relaties of facturen is de eerste stap. Nadat de selectie is bepaald kan je voor deze selectie de aanmaningen opbouwen en afdrukken. Tijdens het aanmanen wordt label 93123 Aantal herinneringen per factuur opgehoogd.
In deze beschrijving wordt ervan uitgegaan dat een formulier voor Aanmanen is ingericht (BFVS en BFVF).
In dit onderdeel |
Hier geef je voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.
Pad: FDAA
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. Notitie Binnen het datumbereik wordt rekening gehouden met de datum waarop de vaste termijn is gestorneerd. |
Beperking |
Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Veelgestelde vragen
Waarom wordt bij een aanmaning de bouwsteen op relatieniveau (bodyblok 41) niet afgedrukt?
Je kunt altijd de functie Eén relatie aanmanen gebruiken, ongeacht of je in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) voor Debiteurenbewaking of Handmatig aanmanen hebt gekozen.
Hier geef je voor een specifieke relatie de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.
Pad: FDAE
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. Notitie Binnen het datumbereik wordt rekening gehouden met de datum waarop de vaste termijn is gestorneerd. |
Beperking |
Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Veelgestelde vragen
Hoe zet ik de aanmaningskosten in de specificatie op de nota?
Waarom staat in de ocr-b-regel van een aanmaning het relatienummer i.p.v. het factuurnummer?
Hier geef je voor een specifieke producent of voor meerdere producenten tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.
Pad: FDAP
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Beperking |
Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
Producent |
Geef aan of je de selectie wilt maken aan de hand van de producent van de relatie, de producent van de polis op de factuur, of de actuele producent van de polis. Geef vervolgens aan voor welke producent of producenten je aanmaningen wilt aanmaken. Je kunt ook geen selectie opgeven, dan worden alle producenten meegenomen in de selectie. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Hier geeft u voor een specifieke maatschappij of voor meerdere maatschappijen tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Pad: FDAM
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Beperking |
Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). Deze optie is niet aanwezig als u heeft gekozen voor aanmanen op relatieniveau, in dat geval worden altijd alle facturen van een relatie afgedrukt als één factuur voldoet aan de selectiecriteria. De waarde staat dan standaard op Nee. |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
Maatschappij |
Geef aan of u de selectie van openstaande facturen wilt maken ten behoeve van provinciale of volmachtmaatschappijen. U kunt ook geen selectie opgeven, dan worden alle maatschappijen meegenomen in de selectie. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Hier geeft u voor een specifieke agent of voor meerdere agenten tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Pad: FDAG
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Beperking |
Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
Selectie agenten |
Geef aan voor welke agent of agenten u de facturen wilt aanmanen. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Op het overzicht staat de factuur die het vaakst is aangemaand bovenaan. Openstaande facturen die nog niet zijn aangemaand staan onderaan het overzicht. Als dit in het betreffende formulier is gedefinieerd, dan wordt het aantal herinneringen per factuur afgedrukt. Tevens is het mogelijk om per groep 'aantal herinneringen' een variabele tekst op het formulier te plaatsen.
Voor het plaatsen van het aantal herinneringen op het formulier gebruikt u label 93123 Aantal herinneringen per factuur. Het is mogelijk om aan de waarde van label 93123 een tekst te koppelen. Voor het plaatsen van variabele tekst moet in het formulier bodybloksoort 48 Herinneringsoverzicht per relatie worden opgenomen. Via de menukeuze BFVBH kunt u bouwstenen met variabele tekst koppelen aan een groep (1e herinnering, 2e herinnering etc.) herinneringen. Bodyblok 48 roept dan automatisch een van de bouwstenen aan op basis van de waarde in het label 93123. De waarde van dit label wordt opgehoogd als de selectie voor aanmanen is uitgevoerd.
Het is ook mogelijk om in plaats van label 93123 het label 99939 Aantal herinneringen minus 1 te gebruiken op het overzicht. De toepassing van dit label is als volgt: als een relatie eenmaal is herinnerd voor een factuur en via pad FDK opnieuw een herinnering voor deze relatie wordt aangemaakt dan wordt de waarde in label 93123 direct met één opgehoogd. Op het rekeningoverzicht kunt u dan het volgende laten afdrukken, respectievelijk met gebruik van label 93123 Aantal herinneringen per factuur en 99939 Aantal herinneringen minus 1.
Bij het aanmanen op relatieniveau via pad FD (menukeuze Rekening overzicht per relatie) komen alle openstaande posten van een relatie, gegroepeerd per aantal keren aangemaand, op een overzicht. Hierdoor heb je voortdurend een totaalbeeld van de openstaande posten van die relatie. De relatie krijgt maandelijks een overzicht van zijn openstaande posten. Door het inrichten van de actietabellen via pad BYKB kunnen veel handmatige acties automatisch worden uitgevoerd.
Als één factuur aan de selectie voldoet, worden alle openstaande facturen op het rekeningoverzicht vermeld.
In label 93123 Aantal herinneringen per factuur wordt bijgehouden hoe vaak een factuur op een rekeningoverzicht heeft gestaan. Dit aantal kan handmatig worden gewijzigd via menu Acties - Aantal herinneringen binnen de factuur. Hiertoe moet label 00082 Datum laatste rekening overzicht worden opgenomen op het relatiescherm in pad BVR.
Facturen die op 'Niet aanmanen' staan worden niet meegenomen.
Het rekeningoverzicht is een variabel formulier. In dit formulier wordt gebruik gemaakt van bodyblok 48 Herinneringsoverzicht per relatie. Voor ieder soort factuur moet een bouwsteen bij het bodyblok aanwezig zijn.
De facturen worden in volgorde afgedrukt. Eerst de facturen met het hoogste aantal herinneringen. Bij de overgang naar facturen met een lager aantal herinneringen kan een bouwsteen worden afgedrukt die afhankelijk is van het aantal herinneringen. Deze bouwsteen wordt gemaakt in pad BFVBA en gekoppeld in pad BFVBH. De bouwsteen die wordt afgedrukt is de bouwsteen voor het aantal herinneringen inclusief de nu opgebouwde herinnering. Het label 99939 Aantal herinneringen minus 1 kan per factuur worden afgedrukt in de bouwsteen.
In dit onderdeel |
Hier geeft u voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Als er bij een relatie één factuur is die aan de criteria voldoet, worden alle facturen van deze relatie geselecteerd (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Als de actietabellen in pad BYKB zijn ingericht worden deze acties tijdens het aanmanen uitgevoerd, met uitzondering van het genereren van het ingevulde aanmaningsformulier en het berekenen van de aanmaningskosten, deze zaken kunt u tijdens het uitvoeren van de procedure opgeven. Zie Actietabellen invullen (debiteurenbeheer).
Pad: FDKA
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Relatie alleen herinneren |
U geeft hier aan dat de datum van de laatst verzonden herinnering vóór de aangegeven datum moet liggen. Indien een factuur nog niet eerder is aangemaand wordt deze ook geselecteerd. |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Hier geeft u voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Als er bij een relatie één factuur is die aan de criteria voldoet, worden alle facturen van deze relatie geselecteerd (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Als de actietabellen in pad BYKB zijn ingericht worden deze acties tijdens het aanmanen uitgevoerd, met uitzondering van het genereren van het ingevulde aanmaningsformulier en het berekenen van de aanmaningskosten, deze zaken kunt u tijdens het uitvoeren van de procedure opgeven. Zie Actietabellen invullen (debiteurenbeheer).
Pad: FDKE
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum of boekdatum of prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Relatie alleen herinneren |
U geeft hier aan dat de datum van de laatst verzonden herinnering voor de aangegeven datum moet liggen. Indien een factuur nog niet eerder is aangemaand wordt deze ook geselecteerd. |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Hier geeft u voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Als er bij een relatie één factuur is die aan de criteria voldoet, worden alle facturen van deze relatie geselecteerd (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Als de actietabellen in pad BYKB zijn ingericht worden deze acties tijdens het aanmanen uitgevoerd, met uitzondering van het genereren van het ingevulde aanmaningsformulier en het berekenen van de aanmaningskosten, deze zaken kunt u tijdens het uitvoeren van de procedure opgeven. Zie Actietabellen invullen (debiteurenbeheer).
Pad: FDKP
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum of boekdatum of prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Relatie alleen herinneren |
U geeft hier aan dat de datum van de laatst verzonden herinnering voor de aangegeven datum moet liggen. Indien een factuur nog niet eerder is aangemaand wordt deze ook geselecteerd. |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
Producent |
Geef aan of u de selectie wilt maken aan de hand van de producent van de relatie of de producent van de polis. Geef vervolgens aan voor welke producent of producenten u aanmaningen wilt aanmaken. U kunt ook geen selectie opgeven, dan worden alle producenten meegenomen in de selectie. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Hier geeft u voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.
Als er bij een relatie één factuur is die aan de criteria voldoet, worden alle facturen van deze relatie geselecteerd (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Als de actietabellen in pad BYKB zijn ingericht worden deze acties tijdens het aanmanen uitgevoerd, met uitzondering van het genereren van het ingevulde aanmaningsformulier en het berekenen van de aanmaningskosten, deze zaken kunt u tijdens het uitvoeren van de procedure opgeven. Zie Actietabellen invullen (debiteurenbeheer).
Pad: FDKF
Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.
Criterium |
Toelichting |
|---|---|
Methode en Datum |
Datum: selectie op factuurdatum of boekdatum of prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen. |
Selectiedatum |
Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. |
Relatie alleen herinneren |
U geeft hier aan dat de datum van de laatst verzonden herinnering voor de aangegeven datum moet liggen. Indien een factuur nog niet eerder is aangemaand wordt deze ook geselecteerd. |
Datum aanmaning |
Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum. |
Kosten aanmaning |
De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt. |
Detail |
Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden. |
Soort |
Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand. |
Afdeling |
Geef aan voor welke afdeling of afdelingen u de facturen wilt aanmanen. |
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Op het overzicht staat de factuur die het vaakst is aangemaand bovenaan. Openstaande facturen die nog niet zijn aangemaand staan onderaan het overzicht. Als dit in het betreffende formulier is gedefinieerd, dan wordt het aantal herinneringen per factuur afgedrukt. Tevens is het mogelijk om per groep 'aantal herinneringen' een variabele tekst op het formulier te plaatsen.
Voor het plaatsen van het aantal herinneringen op het formulier gebruikt u label 93123 Aantal herinneringen per factuur. Het is mogelijk om aan de waarde van label 93123 een tekst te koppelen. Voor het plaatsen van variabele tekst moet in het formulier bodybloksoort 48 Herinneringsoverzicht per relatie worden opgenomen. Via de menukeuze BFVBH kunt u bouwstenen met variabele tekst koppelen aan een groep (1e herinnering, 2e herinnering etc.) herinneringen. Bodyblok 48 roept dan automatisch een van de bouwstenen aan op basis van de waarde in het label 93123. De waarde van dit label wordt opgehoogd als de selectie voor aanmanen is uitgevoerd.
Het is ook mogelijk om in plaats van label 93123 het label 99939 Aantal herinneringen minus 1 te gebruiken op het overzicht. De toepassing van dit label is als volgt: als een relatie eenmaal is herinnerd voor een factuur en via pad FDK opnieuw een herinnering voor deze relatie wordt aangemaakt dan wordt de waarde in label 93123 direct met één opgehoogd. Op het rekeningoverzicht kunt u dan het volgende laten afdrukken, respectievelijk met gebruik van label 93123 Aantal herinneringen per factuur en 99939 Aantal herinneringen minus 1.
Notitie Voor meer informatie over bouwstenen, zie: Bouwstenen.
Notitie Dit pad is alleen relevant als u gebruikmaakt van Rekening overzicht per relatie (pad FDK.)
In dit pad geeft u aan welke bouwstenen u in de verschillende herinneringsformulieren opneemt.
Pad: BFVBH
in het venster Aantal herinneringen de bouwsteen die u in de herinnering opneemt.
In dit onderdeel |
Met deze methode van aanmanen kunt u een aanmaningenprocedure draaien waarin automatisch per soort factuur (provinciaal, volmacht, verdeling, verzamelnota's etc.) het juiste aanmaningsformulier wordt geselecteerd. Daarnaast kan per soort factuur een aantal vaste acties worden ingeregeld die tijdens het vervaardigen van de aanmaningen worden uitgevoerd. Er kunnen brieven naar maatschappijen worden afgeroepen, kosten worden geboekt en er kunnen agenda’s en taken voor medewerkers worden aangemaakt.
Als u beschikt over de Uitgebreide agentmodule is het ook mogelijk om per categorie agenten aan te manen.
Notitie Werkt u met de Concernmodule? Dan kunt u de tabellen voor debiteurenbewaking (paden BYKB ..) voor het gehele concern ineens inregelen. Per kantoor kunt u vervolgens ervoor kiezen om af te wijken van deze inrichting. Als dus op kantoorniveau een tabel niet is gevuld, wordt de tabel die op concernniveau is ingericht toegepast.
De volgende facturen worden als openstaand beschouwd voor debiteurenbewaking:
Bij het salderen van nota’s via pad FFS wordt om een boekdatum gevraagd. Deze datum wordt gebruikt voor de ouderdombepaling.
Via afboeken (pad FFA) kan een negatieve betaling worden opgegeven. Een op deze wijze ontstane vordering wordt wel geselecteerd. Indien dit ongewenst is dan dient zo’n factuur handmatig op 'niet aanmanen' te worden gezet.
Bij een verzamelnota geldt het totaal van de verzameling. Dus een verzamelnota wordt gezien als één nota. Het totaalbedrag van de nota dient debet te zijn. De verschillende acties uit de in aanmerking komende actietabel zullen wel per factuur worden uitgevoerd.
De volgende facturen worden overgeslagen:
Bij rekening-courant relaties worden alle facturen die in de rekening-courant zijn geboekt niet aangemaand. Alleen de termijn en de saldofactuur worden aangemaand. Facturen die niet in de rekening-courant lopen worden gewoon aangemaand.
De via pad FFS gesaldeerde facturen worden in historie geschreven en worden niet aangemaand. Alleen het saldo van deze facturen, de saldofactuur, wordt aangemaand.
Per geselecteerde factuur wordt de ouderdom bepaald ten opzichte van de systeemdatum. Het systeem gaat uit van de voor de debiteur meest gunstige datum aan de hand van de onderstaande data:
In dit onderdeel |
De functionaliteiten Handmatig aanmanen en Debiteurenbewaking kunnen niet naast elkaar worden gebruikt. U moet in de systeeminstellingen aangeven welke methode u wilt gebruiken. Kiest u voor Debiteurenbewaking, dan kunt u niet meer handmatig aanmanen.
Pad: BYSS
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.Let op! U kunt nu niet meer handmatig aanmanen. Aanmanen per één relatie (pad FDAE) blijft echter wel actief.
Om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende klantgroepen kunt u label 00019 Belang gebruiken. Door te werken met klantgroepen kunt u bijvoorbeeld in de aanmaningprocedure een goede, altijd op tijd betalende relatie een andere brief sturen dan een bekende wanbetaler.
Het is bij de actietabellen via pad BYKB mogelijk om per code belang andere acties te laten uitvoeren. Er kan ook een actietabel worden ingericht zonder een code belang op te geven (u laat het veld dan leeg). Als bij een relatie geen code belang is ingevuld of van relatie wordt de code belang niet in de actietabel gevonden, wordt automatisch de actietabel zonder code belang actief.
Pad: BLC
De code belang kunt u inrichten via pad BLC, label 00019 Belang. Zie Info tabel vullen voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.
Het is mogelijk per soort aanmaning (1e, 2e etc.) en per klantgroep (code belang) een andere aanmaningbrief af te roepen. U moet dan evenzoveel aanmaningbrieven definiëren. Daarnaast kunt u in de actietabellen via pad BYKB aangeven welke formulieren u wilt afroepen voor de maatschappij of voor de agent.
Zie Formulier aanmaken voor een instructie van het aanmaken van formulieren.
Pad: BFVS en BFVF
Aanmaningsformulier
Aanmaningsformulieren worden in het dossier van de relatie geschreven als dit in formulierbeheer zo is ingeregeld. Zet bij voorkeur in de basisgegevens van de formuliersoort de optie Dossier op 'Volledige tekst'. Net als nota’s worden deze formulieren in het dossier opgenomen op polis-, schade- en factuurniveau. Bij de formuliersoort moet de module Financieel op Ja staan. U moet bodyblok 41 Aanmaningen gebruiken in het formulier.
Informatieformulier aan maatschappij
Bij de formuliersoort moet in groepsvak Module maatschappij de optie Brieven op Ja staan. U kunt in deze brief geen gebruik maken van bodyblok 41.
Formulier voor retour maatschappij
Bij de formuliersoort moet in groepsvak Module maatschappij de optie Brieven op Ja staan. U kunt in deze brief geen gebruik maken van bodyblok 41.
Formulier voor incasso uithanden
Bij de formuliersoort moet de module Financieel op Ja staan.
Formulier voor agent
Bij de formuliersoort moet de module Agent op Ja staan.
Veelgestelde vragen
Kun je via een formulier voor incasso retour maatschappij meerdere facturen afdrukken?
Voeg eventueel agendaredenen toe (label 97014 Agendareden) en reden(en) om een factuur op 'Niet aanmanen' te zetten (label 00057 Reden niet aanmanen).
Pad: BLC
Zie 'Info tabel vullen' voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.
Bij het oproepen van informatie facturen (pad FFF, A en S) zal, afhankelijk van de stuurcode Opmerkingen bij info-facturen automatisch, de ’Datum aanmanen’ bij de opmerkingen worden getoond.
Pad: BYSS
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.In beheer kunt u via pad BYKB per soort factuur een actietabel inregelen. De actietabellen worden gebruikt bij het draaien van debiteurenbewaking (pad FDD).
Notitie Concernmodule: de tabellen voor debiteurenbewaking (pad BYKB) kunt u voor het gehele concern ineens inregelen. Per kantoor kan vervolgens worden gekozen om af te wijken van deze inrichting. Als dus op kantoorniveau een tabel niet is gevuld wordt de tabel die op concernniveau is ingericht toegepast.
Er kunnen aparte actietabellen worden ingegeven voor:
In deze tabellen kunt u aangegeven wat er moet gebeuren als een factuur wordt geselecteerd voor debiteurenbeheer. Er kan worden ingeregeld welk formulier moet worden afgedrukt, zodat er verschillende aanmaningformulieren kunnen worden gebruikt. Er kunnen brieven naar maatschappijen worden afgeroepen, kosten worden geboekt en er kunnen agenda’s en taken voor gebruikers worden aangemaakt. Alleen voor geselecteerde facturen voor debiteurenbeheer worden de in deze actietabellen opgenomen acties uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Kun je alleen een agenda instellen bij debiteurenbewaking, dus zonder formulier?
Per kantoor kunt u acties instellen voor volmachtposten. Deze zijn alleen beschikbaar voor volmachtkantoren; volmachtfacturen (geen verdeling) en pool.
Pad: BYKBV
.
Vensteronderdeel |
Toelichting |
|---|---|
Belang relatie (optioneel) |
Als u wilt werken met het aanmanen van verschillende klantgroepen dient u hier een code belang te kiezen. De codes kunt u inregelen via pad BLC. |
[...e] aanmaning nadat een post [...] dagen open heeft gestaan |
Hiermee geeft u aan bij welke ouderdom er moet worden aangemaand en de ingeregelde acties moeten worden uitgevoerd. Vult u hier bijvoorbeeld voor provinciale posten in: '1e aanmaning nadat een post 30 dagen open heeft gestaan', dan betekent dit dat de ingeregelde acties worden uitgevoerd als een provinciale post meer dan 30 dagen openstaat en nog niet eerder werd aangemaand. ANVA bepaalt de ouderdom van een post. Voor alle openstaande facturen geldt dat de voor de debiteur meest gunstige datum (boek-, factuur- en vervaldatum) wordt gehanteerd voor de ouderdomsbepaling. |
Hoofdbranche en branche |
Als u voor bepaalde branches de acties afwijkend wilt inregelen geeft u hier de betreffende hoofdbranche en eventuele branche op. |
Aanmaning formuliersoort en –nummer |
Als hier een formuliersoort en -nummer is ingegeven (verplicht) zal een aanmaning worden aangemaakt. Het aantal keren aangemaand in de factuur zal met 1 worden verhoogd. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden in de module Financieel. |
Kosten niet aanmanen |
Hiermee kunt u aangeven of de kosten (aparte factuur) van een aanmaning wel of niet ook weer aangemaand moeten worden.
|
Agenda acceptant |
Als hier Ja wordt gekozen wordt een agenda op polisniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Agendareden en Polisbehandelaar (medewerker) worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen). Notitie Als u gebruik maakt van de optie Werklijst (pad BYSS) dan wordt ook de werklijst bijgewerkt als een agenda wordt aangemaakt. |
Maatschappij informeren |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de maatschappij is geïnformeerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de maatschappij reeds eerder werd geïnformeerd. |
Retour maatschappij |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de factuur aan de maatschappij is geretourneerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de factuur reeds eerder aan de maatschappij werd geretourneerd. |
Incasso uithanden geven |
Als hier Ja wordt gekozen zal, op voorwaarde dat het openstaande factuurbedrag groter of gelijk is aan het hier ingevulde limietbedrag, het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de incasso uit handen is gegeven. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de incasso van de factuur reeds eerder uit handen werd gegeven. |
Agent informeren |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor agenten. Per agent kunt u afwijken van deze standaard instelling. In pad BBA kunt u met de optie Formulier vanuit debiteurenbewaking per agent aangeven of deze agent vanuit debiteurenbewaking dient te worden geïnformeerd. Staat de optie in pad BBA op Ja en is hier opgegeven dat de agent moet worden geïnformeerd, dan wordt een formulier voor de betreffende agent afgeroepen. Staat de optie in pad BBA op Nee, dan wordt voor die agent geen formulier afgeroepen als wordt aangemaand. |
Factuur op niet aanmanen zetten |
Als hier Ja wordt gekozen zal de factuur op 'Niet aanmanen' worden gezet. De hier ingevulde Reden en Medewerker en de draaidatum worden overgenomen in de factuur. De actie wordt niet uitgevoerd als:
|
Kosten aanmaning |
Het hier ingevulde bedrag wordt opgeteld bij het bedrag van de aanmaning. Het bedrag zal worden geboekt als aparte factuur als overige debiteurenboeking. Bij info openstaande posten zijn de kosten separaat zichtbaar. De tegenrekening wordt opgehaald uit boekingswijze 44 (Geboekte kosten bij aanmanen). Via pad BYKO kunt u inregelen op welke grootboekrekening deze kosten moeten worden geboekt. Het is mogelijk dat bij een relatie meerdere facturen worden gemaand vanuit verschillende actietabellen en dat daarin verschillende kostenbedragen zijn opgenomen. Er wordt dan per relatie slechts eenmaal een bedrag kosten (het hoogste van de bij de facturen van deze relatie gevonden actietabellen) in rekening gebracht. Dit vindt plaats op de aanmaning uit de tabel waarin die kosten zijn opgenomen. De kosten worden dus afgedrukt op de aanmaning die hoort bij de factuur waarvoor de hoogste kosten in rekening worden gebracht. |
Agenda debiteurenbewaking |
Als hier Ja is ingevuld wordt een agenda op polis/factuurniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Reden en Medewerker worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen). |
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.Voorbeeld
Aanmanen ouderdom factuur
Is de ouderdom van de factuur minder dan 30 dagen dan wordt er niet aangemaand. Is de factuur 32 dagen oud op het moment van draaien van de aanmaningsprocedure, dan wordt gekeken hoe vaak de factuur al is aangemaand. Is deze nog nooit aangemaand, dan wordt nu de 1e aanmaning actief. Is de post al eens aangemaand (teller = 1 of hoger), dan wordt er nu geen verdere actie ondernomen. Is de post 45 dagen oud en is er al eenmaal aangemaand dan wordt de 2e aanmaning actief. Is de post 45 dagen oud en deze post is nog niet eerder aangemaand dan wordt de 1e aanmaning actief. De teller wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen brief aan de maatschappij selecteren bij het inrichten van debiteurenbewaking?
Per kantoor kunt u acties inrichten voor provinciale facturen.
Pad: BYKBP
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze menukeuze is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren. De actietabellen zijn van toepassing voor facturen waarop een maatschappijverdeling van toepassing is, inclusief beursnota's.
Pad: BYKBE
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor overige debiteuren, termijnafspraken en vooruitbetalingen met een positief bedrag.
Let op Negatieve vooruitbetalingsbedragen (dus ten gunste van de klant) gaan via Acties voor Creditsaldo, pad BYKBC).
Pad: BYKBO, BYKBA
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor verzamelnota’s en saldonota’s. Hierbij geldt het totaal van de verzameling, een verzamelnota wordt dus gezien als één nota. Het totaalbedrag van de nota dient debet te zijn. De verschillende acties uit de in aanmerking komende actietabel zullen wel per factuur worden uitgevoerd. Gesaldeerde rekeningen-courant worden gelijk behandeld als termijnafspraken.
Bij gesaldeerde facturen wordt geen aanmaning verstuurd, maar het aantal herinneringen wordt wel opgehoogd.
Pad: BYKBS, BYKBZ
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor facturen met een credit openstaand bedrag. Dit geldt zowel voor provinciale- als volmachtfacturen.
Pad: BYKBC
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Als u gebruik maakt van de module Uitgebreide agentmodule kunt u het aanmanen debiteurenbewaking ook uitvoeren per categorie agenten. Hiervoor is het pad FDG Debiteurenbewaking per agentcategorie. Deze is gelijk aan het pad FDD Debiteurenbewaking met de extra optie om een agenten categorei te selecteren. U kunt meerdere agent categorieën in één run selecteren.
Notitie de agentencategorieën selecteert u met F12. Aan- of uitvinken met de muis werkt niet (Known error).
Op het verslag van de (proef)run wordt vermeld welke agenten geselecteerd zijn en de gegevens worden per agent per pagina getoond.
Zorg er voor dat de agenten aan een categorie zijn toegewezen. Zie Categorie agent toekennen.
In dit onderdeel |
Het selecteren van facturen voor aanmanen gebeurt volgens vaste regels. Zie 'Te selecteren facturen (debiteurenbewaking)' voor een toelichting hierop.
Aan de hand van de bijbehorende actietabel (pad BYKB) wordt bepaald of en hoe een geselecteerde post wordt aangemaand en welke acties moeten worden uitgevoerd. Het is mogelijk om eerst een proefrun te draaien.
Notitie Controleer eerst in pad DO of er nog formulieren aanwezig zijn. Dit kunnen aanmaningen zijn of begeleidende formulieren die in pad BYKB.. zijn ingericht. Deze moeten eerst opgebouwd, afgedrukt en verwijderd worden voor u hier opnieuw facturen voor aanmanen kunt selecteren. Zie hoofdstuk 'Opbouwen afgeroepen formulieren.
Pad: FDD
Notitie Als onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Handmatig aanmanen. Debiteurenbewaking is dan niet beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Ja'. U dient eerst de stuurcode op 'Nee' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Nee' zet, kuntu uitsluitend een relatie via pad 'FDAE' handmatig aanmanen.
Optie |
Toelichting |
|---|---|
Proefrun draaien |
Dit levert een lijst op met per factuur het openstaande bedrag, het aantal aanmaningen en welke acties er worden uitgevoerd, voorzien van totalen op relatie- en kantoor/concernniveau. In pad DAO is de Proefrun terug te vinden onder de formuliersoort Debiteurenbewaking. Het overzicht kan zowel naar Scherm, Schijf als Printer worden gestuurd. |
Inclusief relaties met debetsaldo |
Van een relatie met een debetsaldo is sprake als het kantoor een groter bedrag van de klant tegoed heeft, dan de klant van het kantoor. Geef aan wat er in dat geval moet gebeuren. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief relaties met creditsaldo |
Geef aan wat er dient te gebeuren als het totale saldo van een relatie credit is. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief machtigingen |
Geef aan of u machtigingen al dan niet wilt aanmanen. |
Inclusief schadebetalingen |
Geef aan of u schadebetalingen al dan niet wilt aanmanen. |
Datum op aanmaning |
Geef de datum op die op de aanmaning wordt vermeld. Default wordt de systeemdatum gevuld, u kunt de datum handmatig aanpassen. Wilt u een afwijkende datum kunnen gebruiken, plaats dan in het formulier het label 99952 Datum op aanmaning in plaats van label 97020 / 97022 Systeemdatum. |
om de selectie te starten.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt de ouderdom bij debiteurenbewaking bepaald?
Waarom staan er geen factuurgegevens in de brief naar de maatschappij (via Debiteurenbewaking)?
De werking is gelijk aan Aanmanen debiteurenbewaking (pad FDD), maar met de extra optie om per categorie agenten aan te manen. Hiervoor is in pad FDG Debiteurenbewaking per categorie agenten het volgende veld toegevoegd:
Het selecteren van facturen voor aanmanen gebeurt volgens vaste regels. Zie 'Te selecteren facturen (debiteurenbewaking)' voor een toelichting hierop.
Aan de hand van de bijbehorende actietabel (pad BYKB) wordt bepaald of en hoe een geselecteerde post wordt aangemaand en welke acties moeten worden uitgevoerd. Het is mogelijk om eerst een proefrun te draaien.
Notitie Controleer eerst in pad DO of er nog formulieren aanwezig zijn. Dit kunnen aanmaningen zijn of begeleidende formulieren die in pad BYKB.. zijn ingericht. Deze moeten eerst opgebouwd, afgedrukt en verwijderd worden voor u hier opnieuw facturen voor aanmanen kunt selecteren. Zie hoofdstuk 'Opbouwen afgeroepen formulieren.
Pad FDG
Notitie Als onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Handmatig aanmanen. Debiteurenbewaking is dan niet beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Ja'. U dient eerst de stuurcode op 'Nee' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Nee' zet, kuntu uitsluitend een relatie via pad 'FDAE' handmatig aanmanen.
Optie |
Toelichting |
|---|---|
Proefrun draaien |
Dit levert een lijst op met per factuur het openstaande bedrag, het aantal aanmaningen en welke acties er worden uitgevoerd, voorzien van totalen op relatie- en kantoor/concernniveau. Op deze lijst staat vermeld welke agenten geselecteerd zijn en de gegevens worden per agent per pagina getoond. In pad DAO is de Proefrun terug te vinden onder de formuliersoort Debiteurenbewaking. Het overzicht kan zowel naar Scherm, Schijf als Printer worden gestuurd. |
Inclusief relaties met debetsaldo |
Van een relatie met een debetsaldo is sprake als het kantoor een groter bedrag van de klant tegoed heeft, dan de klant van het kantoor. Geef aan wat er in dat geval moet gebeuren. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief relaties met creditsaldo |
Geef aan wat er dient te gebeuren als het totale saldo van een relatie credit is. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief machtigingen |
Geef aan of u machtigingen al dan niet wilt aanmanen. |
Inclusief schadebetalingen |
Geef aan of u schadebetalingen al dan niet wilt aanmanen. |
Datum op aanmaning |
Geef de datum op die op de aanmaning wordt vermeld. Default wordt de systeemdatum gevuld, u kunt de datum handmatig aanpassen. Wilt u een afwijkende datum kunnen gebruiken, plaats dan in het formulier het label 99952 Datum op aanmaning in plaats van label 97020 / 97022 Systeemdatum. |
Kies voor de knop Bewaar om deze keuze te onthouden.
om de selectie te starten.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt de ouderdom bij debiteurenbewaking bepaald?
Waarom staan er geen factuurgegevens in de brief naar de maatschappij (via Debiteurenbewaking)?
Als een relatie een volmachtpost niet betaalt, kunt u de incasso overdragen aan een incassobureau.
Een incasso kan alleen uit handen worden gegeven als de boeking financieel is verwerkt en het geen tegenboeking is.
Pad: FFF..
.Notitie
- Na het uit handen geven is in Acceptatie bij de factuur de volgende opmerking zichtbaar: "Incasso uithanden <DATUM>".
- Bij het overzicht van facturen in het venster Informatie facturen staat in de kolom Opmerkingen: 'Inc.uith’.
- Een lijst van de uithanden gegeven facturen kunt u draaien via pad FFOFRI.
- Als een uit handen gegeven factuur onderdeel uitmaakt van een verzamelfactuur, krijgt u de vraag of de overige facturen van deze verzameling ook op ‘incasso uithanden’ moeten worden gezet.
Vanuit het boekingscherm kunt u een memo opgeven. Via menu Dossier - Memo kunt u een memo toevoegen. Het toevoegen en muteren van een memo is alleen toegestaan voor medewerkers met permissies om boekingen te mogen toevoegen of muteren of als de boeking via pad FFF(N) wordt aangeroepen. Op het overzicht van facturen met aangepaste aanmaningsdatum (pad MVT) wordt deze memo afgedrukt.
Pad: FFF(N), AN en S
Via dit pad kunt u de aanmaningen opbouwen. U vindt de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen. Ook vindt u in pad DO - als dit bij de acties is aangegeven - de brieven aan maatschappijen en agenten.
Zie Opbouwen afgeroepen formulieren voor een beschrijving van het opbouwen van formulieren.
Pad: DO
Aanmaningsformulier versturen aan de maatschappij
Standaard wordt - als bij een maatschappij (pad BMM) een contactpersoon is opgegeven - de aanmaning geadresseerd aan de eerste contactpersoon die bij deze maatschappij wordt gevonden. Als dit niet wenselijk is kunt u het volgende inrichten:
In Beheer (pad BBB) maakt u de betrokkenesoort 'FINAD' (= financiële administratie) aan met minimaal een koppeling aan Polis en Maatschappij. Als bij een maatschappij een betrokkene van de soort 'FINAD’ wordt ingevoerd, dan zal bij het uitvoeren van Debiteurenbewaking (pad FDD) deze (eerste) betrokkene worden geselecteerd. Is er geen betrokkene opgegeven van de soort 'FINAD' maar wel één van de soort 'CON' (= contactpersoon), dan wordt deze contactpersoon bij het uitvoeren van Debiteurenbewaking afgedrukt op het aanmaningsformulier dat aan de maatschappij wordt verstuurd.
Via de opties bij het afdrukken kunt u de aanmaningen sorteren en gegroepeerd versturen per maatschappij, agent, producent en bijvoorbeeld afdeling.
Zie Afdrukken Overige formulieren voor een beschrijving van het afdrukken.
Pad: DAO
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is van wezenlijk belang voor het juist functioneren van de aanmaningprocedure. In de actietabel (pad BYKB) is aangeven bij welke ouderdom er moet worden aangemaand. Dus bijvoorbeeld de 1e aanmaning na 30 dagen en de 2e aanmaning na 45 dagen. Het aantal keren dat een post is aangemaand wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Pad: FFF(N), AN en S
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is zichtbaar in het factuurscherm (pad FFF(N) - knop Info ) of via pad AN of SN - menu Info - Facturen). In dit scherm is een regel 'Aantal herinneringen’ opgenomen. Hierin staat hoe vaak de factuur al is aangemaand.
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is van wezenlijk belang voor het juist functioneren van de aanmaningprocedure. In de actietabel (pad BYKB) is aangeven bij welke ouderdom er moet worden aangemaand. Dus bijvoorbeeld de 1e aanmaning na 30 dagen en de 2e aanmaning na 45 dagen. Het aantal keren dat een post is aangemaand wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Pad: FFF(N)
Via pad FFF(N) kunt u via menu Acties - Herinneringen bij het wijzigen van een factuur ook het aantal keren aangemaand aanpassen. Op deze wijze kan er handmatig worden ingegrepen in de aanmaningprocedure door medewerkers die rechten hebben om facturen te wijzigen.
Boekingen in de rekening-courant, machtigingen, maatschappij incasso en agentincasso worden standaard niet aangemaand. Ook kunnen facturen handmatig op 'Niet aanmanen' zijn gezet maar naar verloop van tijd weer op 'Aanmanen' worden gezet.
Pad: FFF(N)
Als een factuur handmatig op 'Aanmanen’ wordt gezet (menu Acties - Aanmanen vanuit de factuur) kunt u een datum opgeven. Deze wordt gebruikt bij het bepalen van de ouderdom van de factuur.
Als geen datum wordt ingegeven blijft de bepaling van de ouderdom ongewijzigd (er wordt gekeken naar de factuur- of boekdatum). De ingegeven datum mag niet meer dan 30 dagen afwijken van de systeemdatum. Deze datum wordt opgeslagen in label 93143 Datum aanmanen en is op te nemen in een formulier.
Notitie Deze actie is alleen mogelijk bij het gebruik van debiteurenbewaking en niet bij het systeem aanmanen.
Afdrukken van een overzicht van facturen die handmatig op 'Aanmanen' zijn gezet. Op het formulier wordt ook de memo afgedrukt die bij de boeking is opgegeven.
Pad: MVT
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Als u in het bezit bent van de module Batchverwerking kan de aanmaningprocedure in batch worden uitgevoerd. De uitvoering in de batch vindt plaats onder de batchcategorie 220 Debiteurenbewaking. Er kunnen gelijktijdig andere batches worden uitgevoerd.
Zie Batchverwerking voor een beschrijving van batchverwerking.
