Dossiers in ANVA

Voor een overzicht van alle dossiersoorten, zie Overzicht dossiersoorten.

Dossier raadplegen

Een dossier bij een relatie of polis in ANVA is opgebouwd uit tabbladen voor verschillende onderdelen.

Je kunt een dossier als volgt raadplegen:

Pad: A

1. Open de relatie- of polisgegevens.

   Aan de indicator Dossier aanwezig bovenin het venster zie je of er een dossier bij de relatie of polis aanwezig is.

2. Klik op Dossier aanwezig of ga naar menu Dossier en kies vervolgens Volledig dossier.
3. Je ziet een overzicht van alle dossier-items.
   • Via menu Filter kun je ervoor kiezen om het dossier inclusief of exclusief schade-, polis-, factuur- of loggingdossier-items te tonen ('Logging' bevat GIM- en ADX- (XML muteren) berichten).
   • Het dossier bestaat uit tabbladen. Binnen een tabblad worden de dossierregels van één onderwerp (segment) getoond. Met behulp van de tabbladen kun je eenvoudig een specifiek segment bekijken. Met het tabblad Totaal blijft het mogelijk om de chronologische opbouw van het dossier te bekijken.
   • ANVA bv heeft een aantal vaste segmenten aangemaakt, maar je hebt ook de mogelijkheid om zélf segmenten aan te maken. Zie 'Segmenteren dossier' voor een beschrijving.

4. Selecteer de gegevens die je wilt raadplegen.

   Op het scherm zie je de gegevens uit het dossier.

Veelgestelde vragen

Wat betekent de H bij een formulier in het dossier?

Waarom staan er nog steeds nota's in het dossier terwijl het filter op Excl. facturen staat?

Waarom kan ik een formulier niet verwijderen uit het volledig dossier?

Werklijst-item of e-mail koppelen aan een dossier

U kunt een werklijst-item koppelen aan een relatie, polis, pakket, of schade.

Het koppelen van een werklijst-item aan een dossier wordt ‘Indexeren’ genoemd. Indexeren kunt u alleen doen voor ANVA DDi-documenten en ANVA Mail 2.0-berichten.

• Ingescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).
• ANVA Mail 2.0-berichten zijn te herkennen aan de aanduiding 'MAI'.

  Let op Een ANVA Mail 2.0-bericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. Na het indexeren ziet u in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum van het bericht.

Als u een bericht indexeert, koppelt u het bericht aan een binnen ANVA bekende entiteit. U kunt op twee plaatsen in ANVA een bericht indexeren: in Agenda en in Acceptatie. U indexeert een werklijst-item eerst in menu Agenda. Hierdoor wordt het werklijst-item in het dossier gezet van bijvoorbeeld een relatie of polis. Indexeren kunt u ook doen als het werklijst-item al is geïndexeerd, hiermee kunt u de entiteit wijzigen die aan het werklijst-item is gekoppeld.

Om een werklijst-item toe te wijzen aan een ander dossier, kunt u vanuit Acceptatie het betreffende dossier opvragen. Vervolgens kunt u kiezen om het werklijst-item te indexeren. Voor een e-mailbericht kiest u dan voor menu Indexeren (e-mailbericht), voor een ingescand document kiest u voor menu DDi - Synchroniseren. Zie 'Indexering wijzigen (synchroniseren) vanuit dossier' voor een beschrijving.

Pad: GW en A

1. Selecteer het te indexeren werklijst-item en ga naar menu Indexeren.
   Door meer items ineens te selecteren (plaats een kruisje voor de berichten) kunt u deze in een keer verdelen (indexeren).
2. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het werklijst-item wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat in het geval van een e-mailbericht het onderwerp zoals dit door de verzender is opgegeven. Bij een ingescand document staat hier de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het werklijst-item moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van het dossiersoort.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. De vraag ‘Is het werklijst-item nu afgehandeld?’ verschijnt.
   • Kies Ja om het item in het dossier van de betreffende entiteit te zetten en uit de werklijst te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in de werklijst te laten staan, het wordt ook in het betreffende dossier gezet.

   Als het werklijst-item is ontstaan vanuit een e-mail, en er nog geen e-mailadres bekend is bij deze relatie in ANVA, volgt de vraag of u het adres wilt toevoegen.

   Notitie
   - Als nog niet alle gegevens bekend zijn, kunt u alvast een deel invullen. Als een brief bijvoorbeeld betrekking heeft op een polis van een relatie, maar niet duidelijk is welke polis, kunt u alvast het relatienummer opgeven. Het document is dan vanuit het relatiedossier al zichtbaar en benaderbaar. Als bekend is om welke polis het gaat, kunt u de brief alsnog koppelen aan de betreffende polis.
   - In het schermonderdeel Extra info wordt voor ingescande documenten middels de melding 'Niet bevestigd DDi' aangegeven als het indexeren niet is gelukt. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.
   - Als een ingescand document is gekoppeld op polisniveau, wordt dit in het polisoverzichtscherm in Acceptatie zichtbaar door de indicatie ‘D’ voor het subvolgnummer van de polis.
   - Eenmaal geïndexeerde DDi-werklijst-items kunt u niet meer verwijderen. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en moet ook via dit dossier worden afgehandeld. Een niet-geïndexeerd DDi-werklijst-item kunt u wel verwijderen, maar niet afhandelen.

Veelgestelde vragen

E-mailbericht in de werklijst koppelen aan een schadedossier