Formulieren opbouwen en afdrukken

Je moet formulieren eerst opbouwen, voordat je ze kan afdrukken of verzenden.

Formulieren opbouwen voor het afdrukken

Om in ANVA bijvoorbeeld een klaarstaande nota te kunnen afdrukken, moet ANVA dit formulier eerst opbouwen. Opbouwen houdt in dat ANVA de verschillende gegevens (polisgegevens, financiële gegevens etc.) bij elkaar gaat zoeken en in het formulier zet.

Het opbouwen van grote aantallen formulieren kan ook in multithreading uitgevoerd worden, zie Opbouwen formulieren met multithreading.

Let op! Bij het opbouwen van een groot aantal formulieren, bijvoorbeeld na het draaien van de prolongatie, raden wij aan om de afroep niet te verwijderen voordat je gecontroleerd hebt of het goed is gegaan. Met de afroep kunnen de formulieren, indien nodig, nogmaals opgebouwd worden. Ook raden wij aan om voor dit proces een recente back-up te hebben.

Pad: DO

1. In het venster Opbouwen afgeroepen formulieren selecteert u de op te bouwen formuliersoort door met [F12] in de kolom Sel. een kruisje te plaatsen of klik op Selecteer alles om alle formulieren te selecteren.

2. Klik op Start .

   Notitie Als bij een afgeroepen formulier het formuliernummer en/of -soort ontbreekt, staat er 'Onbekend'. Dan kunt u via pad IICDL een lijst genereren met de ontbrekende formuliernummers en/of -soorten.

3. De vraag 'Afroep verwijderen?' wordt gesteld. Kies of u het formulier wilt verwijderen uit het overzicht.
   Wij adviseren u hier voor Nee te kiezen als het een formulier betreft dat net nieuw is, waardoor de instellingen van het formulier eventueel niet goed kunnen zijn. Pas als de formulieren goed zijn afgedrukt via pad DAO kunt u de afroep verwijderen. Zolang de afroep aanwezig is in pad DO, kunt u het formulier nogmaals (eventueel met nieuwe instellingen) opbouwen met de menukeuze Heropbouw.
4. De andere menukeuzes in pad DO zijn:

   Menukeuze	Toelichting
   Heropb.	Opnieuw opbouwen van een formulier.
   Opb. niet-prol	Opbouwen van alle formulieren behalve de prolongatiebescheiden.
   Verw. opgeb.	Verwijderen van alle reeds opgebouwde formulieren.
   Niet-opgeb. Verw	Verwijderen van alle nog niet opgebouwde formulieren.
   Gesel. Verw	Verwijderen van alle geselecteerde formulieren.
   Prol. form	Dit menu bevat twee menukeuzes: Opb.alleen prol. opbouwen van uitsluitend de prolongatiebescheiden. Heropb. alleen prol. opnieuw opbouwen van uitsluitend de prolongatiebescheiden.
   Verversen	Klik op Verversen om de afroepen in de geselecteerde regels opnieuw te tellen. Als er een wijziging is in de aantallen, wordt het scherm ververst. Als in de derde kolom een B staat, betekent dit dat deze formulieren in gebruik (behandeling) zijn door iemand anders. Als dit onterecht blijft staan, kunt u dit corrigeren door via pad IICDA alle afroepen opnieuw te laten tellen. Voorwaarde hiervoor is wel, dat niemand in ANVA ingelogd mag zijn. Zie: Correctie aantallen in formulier opbouwen.

   Notitie Onderhoud is belangrijk! Verwijder altijd in pad DO de formulieren die zijn opgebouwd en goed zijn afgedrukt. Er volgt een melding als u formulieren wilt verwijderen die nog niet zijn opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Kun je formulieren vanuit pad DAO of DAP ook op volgorde van branche afdrukken?

Melding: Formulieren worden al opgebouwd door...

Uitvoerkeuze bij afdrukken formulieren (printer, schijf of e-mail)

Als u een brief heeft gemaakt verschijnt het venster Uitvoerkeuze.

Voor het afdrukken van brieven kunt u kiezen uit de volgende opties:

Uitvoerkeuze bij afdrukken standaardoverzichten (printer, schijf of e-mail)

Als u een overzicht heeft gedraaid, bijvoorbeeld een standaard portefeuille overzicht (pad DPS), verschijnt het venster Uitvoerkeuze.

Voor het afdrukken van overzichten kunt u kiezen uit de volgende opties:

Afdrukken van formulieren volgens selectie

Aan de hand van een selectie kun je formulieren uitdraaien. De indeling van hiervan kun je aanpassen. Je kunt een formulier aanmaken per niveau: relatie, pakket, polis, dekking. Hierbij worden alleen de pakketten/polissen/dekkingen afgedrukt die voldoen aan de criteria van jouw selectie. Als bijvoorbeeld één of meerdere polissen van een relatie voldoen aan de selectiecriteria, dan worden alleen deze polissen van de relatie afgedrukt binnen het polisoverzicht.

Je kunt ook een mailing versturen naar geselecteerde relaties. Om een mailing te versturen, koppel je een standaardbrief (formulier) aan de selectie. Om een formulier te kunnen koppelen aan een selectie, moet in de formuliersoort (pad BFVS) in het groepsvak Module de optie Selectie op Ja staan. In de beschrijving wordt ervan uitgegaan dat het geschikte formulier in ANVA aanwezig is.

Zie 'Selectie aanmaken' voor meer informatie over het maken van selecties.

Pad: DF

1. Selecteer in het venster Formuliersoorten het formuliersoort en -nummer dat je wilt gebruiken.
2. Selecteer in het venster Formulieren het goede formulier.
3. Selecteer vervolgens in het venster Selecties de selectie die je hebt aangemaakt en uitgevoerd.
4. Afhankelijk van de gekozen selectie verschijnt het venster Formulier per.

   

   Hier kies je hoe het formulier gemaakt moet worden:

   • Als het resultaat van de gekozen selectie relaties én polissen bevat, dan moet je kiezen of je per relatie of per polis een formulier wilt afdrukken.
   • Als in het formulier bodyblok 61 Per relatie de geselect. polissen wordt opgenomen, worden binnen een bepaald niveau alleen de pakketten, polissen en dekkingen afgedrukt die voldoen aan de criteria binnen de selectie. In het bodyblok kunnen naar wens de juiste bouwstenen worden gevuld (Relatie, Pakket, Polis, Dekking).
   • Om per factuur één formulier klaar te zetten: kies Factuur. Deze optie is alleen beschikbaar als de gekozen selectie zowel relaties als facturen bevat.
   • Om per relatie alle facturen in één formulier af te drukken: kies Relatie. Voorwaarde hiervoor is dat in het formulier bodyblok 83 Per relatie, de geselecteerde facturen opgenomen is. In dit bodyblok kun je bouwstenen op polisniveau gebruiken. Verder moeten de selectiecriteria minstens 1 polislabel en 1 factuurlabel bevatten.
5. Als de selectie is gekoppeld aan een formulier, dan keer je terug naar het hoofdmenu. De formulieren moeten nu nog worden opgebouwd via pad DO.
6. Je kunt het formulier afdrukken in pad DAO onder de formuliernaam die je heeft gekozen.

Veelgestelde vragen

Hoe voeg je een brief, die via pad DF is afgeroepen, aan een set prolongatieformulieren toe?

Hoe maak je een overzicht van alleen de polissen die in de rekening-courant staan?

Hoe druk je geselecteerde polissen af op één formulier?

Waarom is een selectie niet zichtbaar in 'Formulieren volgens selectie' (pad DF)?

Waarom staat het formulier dat aan een selectie is gekoppeld niet bij 'Opbouwen' (pad DO)?

Waarom is een formulier aan betrokkene niet mogelijk via 'Formulieren volgens selectie'?

Waarom wordt de sortering van de selectie niet gebruikt bij het afdrukken van formulieren?

Waarom worden polislabels in een brief niet gevuld vanuit een selectie?

Waarom kan ik geen formuliersoort selecteren?

Kun je een 'formulier per relatie' gebruiken in combinatie met een selectie op factuurniveau?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van postcode?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van achternaam?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van polisnummer?

Afdrukken naar e-mail (pdf)

De optie Afdrukken naar e-mail is alleen aanwezig voor formulieren waarbij in pad BFVF: Basisgegevens is aangegeven dat ze via e-mail verstuurd moeten kunnen worden.

In pad BVFS: Defaultwaarden kunt u verdere specificaties en de bodytext van de e-mail instellen.

Voor uitgebreide informatie, zie 'Printen naar PDF.