Verwerking advieskosten en bemiddelingskosten

Notitie Dit hoofdstuk beschrijft de verwerkingsmogelijkheden binnen menu Acceptatie. Voor een uitgebreide beschrijving van de financiële afhandelingsmogelijkheden via menu Financieel zie hoofdstuk Financieel.

Servicecontract prolongeren

Servicecontracten volgen hetzelfde prolongatieproces als poliscontracten. Let daarbij op het volgende:

• Het is mogelijk om alleen de servicecontracten te prolongeren, door alleen de servicemaatschappij(en) te selecteren.
• Advies- en bemiddelingskosten uit de prolongatie worden geboekt op de eerste dag van de volgende boekperiode. Bijvoorbeeld: je prolongeert op 15 december de januariprolongatie. Deze wordt geboekt op 1 januari.
• Een geprolongeerd servicecontract is onder Info - Facturen herkenbaar in kolom Opmerking: Prolon.
• De prolongatieborderellen kunnen niet worden gewijzigd. De betreffende servicemaatschappij kan wel verwijderd worden.
• Bij de proefprolongatie wordt na prolongatie van de poliscontracten opnieuw akkoord gevraagd voor de servicecontracten. Het resultaat volgt op een apart verslag, zoals hieronder. De definitieve prolongatie heeft deze tussenstap niet.

Voor een uitgebreide omschrijving van het prolongatieproces, zie de handleiding Prolongatie.

Overige debiteurenboeking financieel verwerken

In dit pad verwerk je de overige debiteurenkosten zoals deze gemaakt zijn in pad FO (Vrije boeking) of in Acceptatie als advies- of bemiddelingskostenboeking (zowel incidentele kosten als servicecontracten).

Pad: FDFO

1. Het venster Financiële verwerking eenmalige boeking verschijnt.
2. Geef de factuurdatum in (eventueel ook de boekdatum, afhankelijk van de instellingen in pad BYSF).
3. Kies bij Maatschappijtype of je de boekingen financieel wilt verwerken voor provinciaal, volmacht of beurs.
4. Klik op OK.

   (Als er problemen zijn tijdens de financiële verwerking, zie Problemen bij financiële verwerking en back-up.)

   De financiële verwerking wordt gedraaid. Hierbij worden overzichten en journaalposten afgedrukt en omzet-, borderel- en rekening-courantoverzichten gegenereerd.

   De melding 'Einde verwerking' verschijnt.

5. Klik op OK.
6. Bouw de formulieren op via pad DO.

De automatisch aangemaakte journaalposten kan je via ANVA journaliseren (pad FA) verwerken naar de grootboekrekening in de boekhouding. Je vindt hiervan een overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Journaalposten uit ANVA (fin. verw.).

Factuur raadplegen

Pad: A

Vanuit een relatie-, polis-, of pakketscherm:

1. Ga naar menu Info - Facturen.

   Een overzicht van de boekings- en factuurgegevens wordt getoond.

   • Advies- en bemiddelingsfacturen zijn herkenbaar in kolom Soort: Bemid. of Adv.
   • Advies en bemiddelingskosten die op een agent zijn geboekt, zijn herkenbaar in de kolom Opmerking: Agent.

   

   • Boekingen op basis van een servicecontract zijn te herkennen in kolom Branche: Service.
   • Een geprolongeerd servicecontract is herkenbaar in kolom Opmerking: Prolon.

     Notitie Ga voor facturen die betrekking hebben op agentincasso eerst naar menu Historie.

2. Selecteer de factuur.

   

3. De volgende menu's zijn beschikbaar voor uitgebreidere factuurinformatie:

   Menu	Toelichting
   Info - Verwijzingen	Overzicht van de aanwezige verwijzingen bij de relatie en polissen.
   Info - Relatie	Relatiegegevens.
   Info - Polis	Polisgegevens.
   Info - Factuur	Overzicht van het factuurnummer, boekingsoort en eventuele aanmaningen en herinneringen.

4. Klik op Afsluiten .

Factuur bewerken

Het is bijvoorbeeld mogelijk om een factuur aan te manen of terug te boeken, of om een agenda- of werklijstitem toe te voegen.

Pad A

Vanuit een relatie-, polis-, of pakketscherm:

1. Ga naar menu Info - Facturen.

   Een overzicht van de boekings- en factuurgegevens wordt getoond.

   • Advies- en bemiddelingsfacturen zijn herkenbaar in kolom Soort: Bemid. of Adv.
   • Boekingen op basis van een servicecontract zijn te herkennen in kolom Branche: Service.
2. Selecteer een factuur.
3. Via menu Acties heb je de volgende mogelijkheden:

   Menu	Toelichting
   Acties - Aanmaning	Je kunt aangeven of de factuur die voorkomt uit deze boeking al dan niet moet worden aangemaand. Als je kiest voor Nee moet je de reden opgeven voor het niet aanmanen.
   Acties - Terugboeken	Terugboeken kan met iedere boeking, ongeacht of deze financieel is verwerkt, maar niet als deze al (voor een deel) betaald of gesaldeerd is, of als de incasso uit handen is gegeven. Er wordt een nieuwe spiegelfactuur aangemaakt waarin alle bedragen worden vermenigvuldigd met -1. Ook worden de facturen in de financiële verwerking gesaldeerd, zodat het eindresultaat 0 is. Van een teruggeboekte factuur en de terugboeking zelf is het niet mogelijk een kopienota op te vragen. Notitie Het is niet mogelijk om een terugboeking ongedaan te maken. In zo'n geval moet je de boeking opnieuw aanmaken.
   Acties - Niet in rek-cour	De boeking in- of uitsluiten van de rekening-courant. Alleen aanwezig als met de relatie een rekening-courantverhouding afgesproken is.
   Acties - Kopie nota	Een kopie maken van de nota. Deze optie is mogelijk bij eenmalige, advies-/bemiddelings-, overige debiteuren- en prolongatieboekingen, maar wordt alleen getoond als de incassowijze aangeeft dat een nota moet worden afgeroepen. Als in de factuur polisgegevens voorkomen, worden deze overgenomen uit de huidige polis. Dit betekent dat een kopie van een factuur waarvan de polis is gemuteerd, mogelijk verkeerde informatie afdrukt. Druk daarom een kopienota via het dossier van de polis af. De nota mag niet zijn teruggeboekt.
   Acties - Agenda	Je kunt een agenda bij de boeking aanmaken. Zie Agenda aanmaken voor meer informatie over het werken met agenda's in ANVA.
   Acties - Werklijst	Je kunt een werklijstitem bij de boeking aanmaken. Zie Werken met werklijst voor meer informatie over het werken met de werklijst in ANVA.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Memo bij factuur maken

Pad: A

Vanuit een relatie-, polis-, of pakketscherm:

1. Ga naar menu Info - Facturen.
2. Een overzicht van de boekings- en factuurgegevens wordt getoond.
   • Advies- en bemiddelingsfacturen zijn herkenbaar in kolom Soort: Bemid. of Adv.
   • Boekingen op basis van een servicecontract zijn te herkennen in kolom Branche: Service.
3. Selecteer de factuur waarbij de memo moet worden aangemaakt.
4. Ga naar menu Dossier-Memo.
5. Schrijf het memo.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boeking corrigeren

Een advies- of bemiddelingskostenboeking kan worden gecorrigeerd op relatie-, polis- of pakketniveau, zolang deze nog niet financieel is verwerkt.

Pad: A

Vanuit een relatie-, polis-, of pakketscherm:

1. Kies voor Info - Facturen.
2. Er wordt een overzicht getoond van alle openstaande facturen.
   • Menu Historie toont een overzicht van alle historische facturen, exclusief de openstaande.
   • Menu Alles toont alle facturen, openstaande en historische.
   • Menu Info - Betalingen toont een overzicht van alle betalingen.

   De boekingen die je kunt corrigeren zijn te herkennen aan het ontbreken van een factuurdatum.

3. Selecteer de boeking die je wilt corrigeren zonder deze te openen.
4. Kies voor de knop Corrigeren boeking .
5. Corrigeer de boeking.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Menukeuzes bij advies- en bemiddelingskosten

Bij het boeken van incidentele advies- of bemiddelingskosten en in een advies- of bemiddelingskostenfactuur zijn de volgende menuopties beschikbaar op relatie-, polis- en pakketniveau: