Formulieren opbouwen en afdrukken

Je moet formulieren eerst opbouwen, voordat je ze kan afdrukken of verzenden.

Opbouwen afgeroepen formulieren

Om in ANVA bijvoorbeeld een klaarstaande nota te kunnen afdrukken, moet ANVA dit formulier eerst opbouwen. Opbouwen houdt in dat ANVA de verschillende gegevens (polisgegevens, financiële gegevens etc.) bij elkaar gaat zoeken en in het formulier zet.

Het opbouwen van grote aantallen formulieren kan ook in multithreading uitgevoerd worden, zie Opbouwen formulieren met multithreading.

Let op! Bij het opbouwen van een groot aantal formulieren, bijvoorbeeld na het draaien van de prolongatie, raden wij aan om de afroep niet te verwijderen voordat je gecontroleerd hebt of het goed is gegaan. Met de afroep kunnen de formulieren, indien nodig, nogmaals opgebouwd worden. Ook raden wij aan om voor dit proces een recente back-up te hebben.

Pad: DO

1. In het venster Opbouwen afgeroepen formulieren selecteert u de op te bouwen formuliersoort door met [F12] in de kolom Sel. een kruisje te plaatsen of klik op Selecteer alles om alle formulieren te selecteren.

2. Klik op Start .

   Notitie Als bij een afgeroepen formulier het formuliernummer en/of -soort ontbreekt, staat er 'Onbekend'. Dan kunt u via pad IICDL een lijst genereren met de ontbrekende formuliernummers en/of -soorten.

3. De vraag 'Afroep verwijderen?' wordt gesteld. Kies of u het formulier wilt verwijderen uit het overzicht.
   Wij adviseren u hier voor Nee te kiezen als het een formulier betreft dat net nieuw is, waardoor de instellingen van het formulier eventueel niet goed kunnen zijn. Pas als de formulieren goed zijn afgedrukt via pad DAO kunt u de afroep verwijderen. Zolang de afroep aanwezig is in pad DO, kunt u het formulier nogmaals (eventueel met nieuwe instellingen) opbouwen met de menukeuze Heropbouw.
4. De andere menukeuzes in pad DO zijn:

   Menukeuze	Toelichting
   Heropb.	Opnieuw opbouwen van een formulier.
   Opb. niet-prol	Opbouwen van alle formulieren behalve de prolongatiebescheiden.
   Verw. opgeb.	Verwijderen van alle reeds opgebouwde formulieren.
   Niet-opgeb. Verw	Verwijderen van alle nog niet opgebouwde formulieren.
   Gesel. Verw	Verwijderen van alle geselecteerde formulieren.
   Prol. form	Dit menu bevat twee menukeuzes: Opb.alleen prol. opbouwen van uitsluitend de prolongatiebescheiden. Heropb. alleen prol. opnieuw opbouwen van uitsluitend de prolongatiebescheiden.
   Verversen	Klik op Verversen om de afroepen in de geselecteerde regels opnieuw te tellen. Als er een wijziging is in de aantallen, wordt het scherm ververst. Als in de derde kolom een B staat, betekent dit dat deze formulieren in gebruik (behandeling) zijn door iemand anders. Als dit onterecht blijft staan, kunt u dit corrigeren door via pad IICDA alle afroepen opnieuw te laten tellen. Voorwaarde hiervoor is wel, dat niemand in ANVA ingelogd mag zijn. Zie: Correctie aantallen in formulier opbouwen.

   Notitie Onderhoud is belangrijk! Verwijder altijd in pad DO de formulieren die zijn opgebouwd en goed zijn afgedrukt. Er volgt een melding als u formulieren wilt verwijderen die nog niet zijn opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Kun je formulieren vanuit pad DAO of DAP ook op volgorde van branche afdrukken?

Melding: Formulieren worden al opgebouwd door...

Correctie aantallen in formulier opbouwen

Het kan voorkomen dat bij het opbouwen van formulieren één of meerdere formulieren niet opgebouwd kunnen worden. Het opbouwen blijft dan ‘in behandeling’. In dat geval verschijnt de letter B in de derde kolom van links. U kunt dit oplossen via pad IICDA. U kunt dit pad ook gebruiken als de tellers van de aantallen formulieren uit de pas zijn gaan lopen.

Let op Om deze taak te kunnen uitvoeren, moeten alle ander gebruikers van ANVA zijn uitgelogd.

Pad: IICDA

1. Klik op Start .
2. Als deze melding verschijnt, zijn er nog gebruikers ingelogd. Zorg dat iedereen behalve u is uitgelogd en probeer het opnieuw.

   'ANVA nog ingelogd, iedereen moet ANVA uit.'

Lijst onbekende formulieren

Via pad IICDL kunt u een lijst genereren van onbekende formuliersoorten en/of -nummers die voorkomen op het overzicht van afgeroepen formulieren die nog opgebouwd moeten worden in pad DO.

In pad DO kan het voorkomen dat er afgeroepen formulieren staan waarbij het veld formuliersoort en/of formuliernummer de omschrijving 'Onbekend' heeft.

Deze situatie kan ontstaan wanneer het formulier ontbreekt:

• Als in pad BFVF een formulier verwijderd wordt terwijl er nog een afroep van staat in pad DO, komt onder Formuliernummer de omschrijving 'Onbekend'.
• Als in pad BFVS de hele formuliersoort verwijderd wordt, staat zowel onder Formuliersoort als onder Formuliernummer de omschrijving 'Onbekend'.

De situatie kan ook worden veroorzaakt doordat in Beheer een niet-bestaand formulier gekoppeld is, bijvoorbeeld bij het toewijzen van een formulier aan een incassocode in pad BPN.

Pad: IICDL

1. Klik op Start .

   De volgende melding verschijnt:

   'Maakt een verslag met de onbekende
   formuliersoorten en/of -nummers'

2. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder formuliersoort Incident.overz. (controles) portr.

Formulier afdrukken (printen)

1. Voeg een nieuw formulier toe of open een bestaande uit het dossier.

   Het formulier opent in de teksteditor.

2. Bewerk het formulier indien nodig.
3. Klik op Afdrukken .

   

4. Selecteer een printer.
5. Pas de Printerinstellingen aan indien nodig.
6. Klik op OK.

Veelgestelde vragen

Hoe druk je formulieren af die aan een incassocode gekoppeld zijn?

Hoe print je een formulier zonder de geroyeerde polissen?

Hoe print je een formulier zonder de opgeschorte polissen?

Op een brief staat een oud adres, terwijl in Acceptatie het nieuwe adres bij de relatie staat.

Op een brief aan een maatschappij staat een oud adres.

Hoe kun je formulieren dubbelzijdig printen?

Kun je brieven die op een bepaalde dag zijn geprint, opnieuw selecteren en afdrukken?

Hoe kan je collectief een polisvolgblad afroepen om af te drukken?

Wordt de laatst gekozen printer altijd vastgehouden?

Uitvoerkeuze bij afdrukken formulier (printer, schijf of e-mail)

Als u een brief heeft gemaakt verschijnt het venster Uitvoerkeuze.

Voor het afdrukken van brieven kunt u kiezen uit de volgende opties:

Uitvoerkeuze bij afdrukken standaardoverzicht (printer, schijf of e-mail)

Als u een overzicht heeft gedraaid, bijvoorbeeld een standaard portefeuille overzicht (pad DPS), verschijnt het venster Uitvoerkeuze.

Voor het afdrukken van overzichten kunt u kiezen uit de volgende opties:

Formulieren afdrukken vanuit een selectie

Aan de hand van een selectie kun je formulieren uitdraaien. De indeling van hiervan kun je aanpassen. Je kunt een formulier aanmaken per niveau: relatie, pakket, polis, dekking. Hierbij worden alleen de pakketten/polissen/dekkingen afgedrukt die voldoen aan de criteria van jouw selectie. Als bijvoorbeeld één of meerdere polissen van een relatie voldoen aan de selectiecriteria, dan worden alleen deze polissen van de relatie afgedrukt binnen het polisoverzicht.

Je kunt ook een mailing versturen naar geselecteerde relaties. Om een mailing te versturen, koppel je een standaardbrief (formulier) aan de selectie. Om een formulier te kunnen koppelen aan een selectie, moet in de formuliersoort (pad BFVS) in het groepsvak Module de optie Selectie op Ja staan. In de beschrijving wordt ervan uitgegaan dat het geschikte formulier in ANVA aanwezig is.

Zie 'Selectie aanmaken' voor meer informatie over het maken van selecties.

Pad: DF

1. Selecteer in het venster Formuliersoorten het formuliersoort en -nummer dat je wilt gebruiken.
2. Selecteer in het venster Formulieren het goede formulier.
3. Selecteer vervolgens in het venster Selecties de selectie die je hebt aangemaakt en uitgevoerd.
4. Afhankelijk van de gekozen selectie verschijnt het venster Formulier per.

   

   Hier kies je hoe het formulier gemaakt moet worden:

   • Als het resultaat van de gekozen selectie relaties én polissen bevat, dan moet je kiezen of je per relatie of per polis een formulier wilt afdrukken.
   • Als in het formulier bodyblok 61 Per relatie de geselect. polissen wordt opgenomen, worden binnen een bepaald niveau alleen de pakketten, polissen en dekkingen afgedrukt die voldoen aan de criteria binnen de selectie. In het bodyblok kunnen naar wens de juiste bouwstenen worden gevuld (Relatie, Pakket, Polis, Dekking).
   • Om per factuur één formulier klaar te zetten: kies Factuur. Deze optie is alleen beschikbaar als de gekozen selectie zowel relaties als facturen bevat.
   • Om per relatie alle facturen in één formulier af te drukken: kies Relatie. Voorwaarde hiervoor is dat in het formulier bodyblok 83 Per relatie, de geselecteerde facturen opgenomen is. In dit bodyblok kun je bouwstenen op polisniveau gebruiken. Verder moeten de selectiecriteria minstens 1 polislabel en 1 factuurlabel bevatten.
5. Als de selectie is gekoppeld aan een formulier, dan keer je terug naar het hoofdmenu. De formulieren moeten nu nog worden opgebouwd via pad DO.
6. Je kunt het formulier afdrukken in pad DAO onder de formuliernaam die je heeft gekozen.

Veelgestelde vragen

Hoe voeg je een brief, die via pad DF is afgeroepen, aan een set prolongatieformulieren toe?

Hoe maak je een overzicht van alleen de polissen die in de rekening-courant staan?

Hoe druk je geselecteerde polissen af op één formulier?

Waarom is een selectie niet zichtbaar in 'Formulieren volgens selectie' (pad DF)?

Waarom staat het formulier dat aan een selectie is gekoppeld niet bij 'Opbouwen' (pad DO)?

Waarom is een formulier aan betrokkene niet mogelijk via 'Formulieren volgens selectie'?

Waarom wordt de sortering van de selectie niet gebruikt bij het afdrukken van formulieren?

Waarom worden polislabels in een brief niet gevuld vanuit een selectie?

Waarom kan ik geen formuliersoort selecteren?

Kun je een 'formulier per relatie' gebruiken in combinatie met een selectie op factuurniveau?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van postcode?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van achternaam?

Hoe druk je een selectie van formulieren af op volgorde van polisnummer?

Formulieren mailen (werken met)

Inleiding formulieren mailen

Het is mogelijk om formulieren en verzekeringsbewijzen via e-mail te versturen. U krijgt dan bij het afdrukken van het formulier naast de uitvoerkeuzes Printer en Schijf de extra keuze E-mail.

Om gebruik te kunnen maken van e-mail binnen ANVA moet eerst een aantal zaken worden ingesteld. U kunt e-mailadressen invoeren voor relaties, maatschappijen, agenten en betrokkenen. Als u een formulier via e-mail verstuurt, kunnen de e-mailadressen van deze geadresseerden automatisch worden ingevuld.

Zie 'ANVA Mail 2.0' voor meer informatie over de inrichting van de mailfunctionaliteit.

Brieven/formulieren versturen via e-mail

Als bij een formulier is opgegeven dat deze via e-mail kan worden verstuurd (pad BFVS of BFVF), ziet u bij het afdrukken van het formulier naast Printer en Bestand ook de keuze E-mail.

U hoeft niet altijd een standaardbrief te mailen vanuit ANVA. U kunt ook een e-mailbericht versturen met uw eigen tekst. Maak daarvoor een nieuwe formuliersoort aan (mailbericht) met daarin een formulier (uitgaand mailbericht) zonder tekst, of eventueel met een disclaimer. Op deze manier kunt u via menu Acties – Formulier dit formulier kiezen en een e-mailbericht verzenden met uw eigen tekst.

Via ANVA Mail 2.0 kunt u vanuit ANVA een nieuw e-mailbericht versturen en ontvangen mail beantwoorden of doorsturen. Zie ANVA Mail 2.0 voor meer informatie.

Pad: A, S en G

1. Maak het formulier aan zoals u dat altijd doet.
2. Kies als uitvoerkeuze E-mail.
3. Controleer of het juiste e-mailadres in het venster E-mailadres staat.

   Als u een formulier via e-mail wilt versturen als bij de relatie, maatschappij, agent of betrokkene géén e-mailadres is ingevuld, verschijnt het venster E-mailadres. Vul het adres in en beantwoord de vraag 'Wilt u het ingevoerde E-mailadres opslaan' met Ja. Het e-mailadres wordt dan (in geval van relatie) opgeslagen in label 02402 E-mail adres. Als dit label niet aanwezig is op het relatiescherm wordt de waarde bij de Afwezige labels (menu Info - Afwezige labels) geplaatst.

4. Antwoord OK op de melding 'E-mail bericht is verstuurd'.

   Als in pad BYSS de optie CC opgeven bij mail op Ja staat zal het bericht niet direct worden verstuurd. Het bericht wordt dan eerst geopend in uw e-mailprogramma. Hier kunt u eventueel nog aanpassingen maken in het bericht.

   Als de bijlage te groot is, volgt een foutmelding: 'Fout bij het versturen van de e-mail via het account van [naam]. Oorzaak: [melding van uw mailserver]. De maximale grootte is afhankelijk van de instellingen van uw mailserver. Neem hierover contact op met uw applicatiebeheerder.

5. Klik op Versturen en sluit de browser af.
6. Het verstuurde e-mailbericht wordt opgeslagen in het dossier.

   Als u in Outlook het Van:-adres verandert in bijvoorbeeld het afdelingsadres, worden de antwoorden toch naar het adres in uw gebruikersgegevens verstuurd. Wilt dat de antwoorden altijd naar het Van:-adres worden gestuurd als u dit wijzigt, dan moet u dit aangeven in de gebruikersinstellingen. Zie Beantwoordadres in Outlook vullen voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

E-mailadres wordt niet gevuld in een formulier afgeroepen vanuit Schade

Waarom staat er een oud e-mailadres in een herafdruk?

Per relatie aangeven dat het verzekeringsbewijs per e-mail verstuurd moet worden

Per relatie kunt u aangeven dat het verzekeringsbewijs per e-mail naar de verzekeringnemer of regelmatige bestuurder verzonden moet worden.

Pad: A

1. Zet op het relatiescherm label 02202 Verzekeringsbewijs per e-mail (pdf) op Ja.

   Zie ook: Verzekeringsbewijs (IVB) naar regelmatige bestuurder.