Volmacht apart

Inleiding Volmacht apart

Als u een volmachtbedrijf heeft, dan moet dit juridisch gezien in een aparte werkmaatschappij of BV worden ondergebracht. Deze BV moet dan ook een eigen boekhoudbedrijf hebben.

Handmatige splitsing van de boekhouding verhoogt de kans op fouten. Daarom is in ANVA de module 'Volmacht apart' beschikbaar. Hiermee worden de volmacht- en provinciale boekhouding automatisch gescheiden.

Als uw kantoor gebruikmaakt van de module Volmacht apart, heeft dat de onderstaande gevolgen:

• Er ontstaat een rekening-courantverhouding tussen het provinciale kantoor en het volmachtkantoor.
• In ANFIN of uw externe boekhoudpakket worden twee boekhoudbedrijven automatisch vanuit ANVA gevuld:
  • Boekhoudbedrijf kantoor.
  • Boekhoudbedrijf volmachtbedrijf.
• Voor de volmachtboekingen worden tijdens de financiële verwerking meestal twee journaalposten aangemaakt: de eerste voor het kantoor en de tweede voor het volmachtbedrijf.
• Het kantoor behandelt altijd de boekingen voor de verzekeringnemer (prolongatie, eenmalige boeking en schade).
• Het volmachtbedrijf keert schades uit aan betrokkenen (eventueel via excasso).
• Het volmachtbedrijf moet een eigen (post)banknummer hebben, zodat dagafschriften (inclusief betalingen aan schadebetrokkenen) kunnen worden afgeboekt.
• Indien gewenst kunt u gebruikmaken van Volmachtincasso, waarmee u de premiestromen en schadebetalingen voor volmachtpolissen via het volmachtkantoor kunt laten lopen.

Specifieke producteisen

Voordat de inrichting van Volmacht apart uitgevoerd kan worden, moet aan de onderstaande voorwaarden worden voldaan:

• De naam van het volmachtbedrijf moet bekend zijn.
• Er moet een apart (post)banknummer aanwezig zijn ten behoeve van het volmachtbedrijf.
• Tijdens het inrichten van Volmacht apart mogen geen boekingen worden aangemaakt.
• Grootboekrekeningnummer van de rekening-courant moet aanwezig en bekend zijn.
• Er moet besloten zijn wat met de grootboekrekeningen moet gebeuren die bij het kantoor aanwezig zijn:
  • De grootboekrekeningen moeten blijven staan. Als gevolg hiervan moeten periodiek de saldi worden gecontroleerd en overgeheveld.
  • De grootboekrekeningen moeten worden verwijderd. Als gevolg hiervan moet een verschillenrekening worden aangemaakt.

Inrichten van Volmacht apart

Stappenplan bij gebruik ANFIN

Het onderstaande stappenplan voor het inrichten van Volmacht apart is van toepassing op een situatie waarbij gebruik wordt gemaakt van ANFIN.

Stappenplan bij gebruik extern boekhoudprogramma

Het onderstaande stappenplan voor het inrichten van Volmacht apart is van toepassing op een situatie waarbij gebruik wordt gemaakt van een extern boekhoudprogramma.

Werkzaamheden door ANVA-medewerker

De onderstaande werkzaamheden voor de inrichting van Volmacht apart kunnen alleen door een ANVA-medewerker worden uitgevoerd.

Overbodige rekeningnummers verwijderen

Via pad BYKFB en BYKFP kunnen overbodige rekeningnummers worden verwijderd. Het verwijderen van rekeningnummers kan alleen door een ANVA-medewerker worden uitgevoerd.

Pad: BYKFB en BYKFP

1. Ga naar het kantoor waarbij een overbodig rekeningnummer verwijderd moet worden.

   

2. Ga naar het de (post)bank waarbij het overbodige rekeningnummer is ingevoerd.
3. Klik op Verwijderen . En antwoord Ja op de vraag 'Wilt u deze bank verwijderen?'.

Volmacht apart activeren

Via pad BYSF moet de optie Volmacht apart worden geactiveerd. Het activeren van Volmacht apart kan alleen door een ANVA-medewerker worden uitgevoerd.

Pad: BYSF

1. Kies Ja bij de optie Volmacht apart.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werkzaamheden door beheerder

De onderstaande werkzaamheden voor de inrichting van Volmacht apart kunnen door een beheerder worden uitgevoerd.

Rekeningnummers volmachtbedrijf toevoegen

Via pad BYVFB kunnen rekeningnummers van het volmachtbedrijf worden toegevoegd. Het toevoegen van rekeningnummers kan alleen door een ANVA-medewerker worden uitgevoerd.

Pad: BYVFB

1. Klik op Nieuw .
2. Vul de bankgegevens in.
3. Ga naar menu Rek/koppelingsgegevens.
4. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Rekeningnummer	Vul het IBAN-nummer van het volmachtkantoor in. Eventueel kun je in dit veld via Info de IBAN- en BIC-gegevens van het rekeningnummer invoeren.
   Laatste afschriftnummer dit jaar	Vul het laatste afschriftnummer van dit jaar in.
   Laatste afschriftnummer vorig jaar	Vul het laatste afschriftnummer van vorig jaar in.
   Afboekwijze	Kies met Info de afboekwijze. Raadpleeg 'Afboekwijzen volmachtbedrijf aanmaken' voor meer informatie.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boekhoudbedrijf aanmaken voor volmacht

Via pad FHABI moet een nieuw boekhoudbedrijf worden aangemaakt ten behoeve van het volmachtbedrijf.

Pad: FHABI

1. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Nieuw bedrijfsnummer	Vul een bedrijfsnummer in voor het boekhoudbedrijf van het volmachtbedrijf. ANVA adviseert om bedrijfsnummer '99999' in te vullen, dit in verband met het openhouden van de mogelijkheid om met meerdere kantoren (als onderdeel van een concern) in een ANVA-systeem te werken.
   Naam bedrijf	Vul de naam van het volmachtbedrijf in.
   Nieuw boekjaar	Vul het boekjaar in.
   Rekeningschema overnemen van	Kies met Info het boekhoudbedrijf waarvan u het rekeningschema wilt overnemen.
   Uit boekjaar	Vul het boekjaar in waarvan u het rekeningschema wilt overnemen.
   te kopiëren gegevens	Vink aan welke gegevens u wilt kopiëren van het opgegeven rekeningschema. U kunt de volgende gegevens kopiëren: grootboek, dagboek, groepen, hoofdgroepen en overige coderingen.

2. Klik op Start .

Boekingen financieel verwerken

Controleer via pad FDFE, FDFP, FDFS en FDFO of alle boekingen financieel verwerkt zijn.

Pad: FDFE, FDFP, FDFS en FDFO

• Via pad FDFE voer je de financiële verwerking van de eenmalige boekingen uit. Zie 'Eenmalige boekingen' voor de procedure.
• Via pad FDFP voer je de financiële verwerking van de prolongatieboekingen uit. Zie 'Prolongatieboekingen' voor de procedure.
• Via pad FDFS voer je de financiële verwerking van de schadeboekingen uit. Zie 'Schadeboekingen' voor de procedure.
• Via pad FDFO voer je de financiële verwerking van de overige debiteurenboekingen uit. Zie 'Overige debiteurenboeking verwerken' voor de procedure.

Raadpleeg het onderwerp 'Financiële verwerking' voor meer informatie.

Notitie Bij het uitvoeren van de financiële verwerking worden een aantal controles uitgevoerd. In sommige gevallen kunnen boekingen niet worden verwerkt. Hiervan zal een melding volgen met de reden. Neem in zo'n geval contact op met ANVA Customer Support.

ANVA journaliseren (ANFIN)

Let op
De journaalregels van alle jaren moeten worden verwerkt, anders krijg je later in de jaarprocedure alsnog de melding dat ANVA journaliseren eerst nog gedraaid moet worden.
Maak je geen gebruik van ANFIN maar van een extern boekhoudprogramma, dan kun je via pad FE journaliseren. Raadpleeg 'Journaliseren van de boekingen (extern pakket)' voor meer informatie.

Via dit pad zet je bij de financiële verwerking aangemaakte journaalposten over naar de boekhouding en de bijbehorende grootboekrekening(en).

Pad: FA

1. Selecteer het boekhoudbedrijf waarbij je wilt journaliseren.

   Voorbeeldscherm ANVA journaliseren

   Voorbeeldscherm ANVA Journaliseren

   

2. Klik op Start .

   Notitie Als het debet- en creditbedrag van de journaalposten niet gelijk zijn, volgt een melding. Raadpleeg 'Journaalpost in onbalans' voor meer informatie.

3. Je ziet hoeveel boekingen worden verwerkt. Antwoord Ja op de vraag:

   'Controle tussen sub-administratie en boekhouding uitvoeren?
   Wij adviseren u, dit regelmatig te doen !'.

4. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder formuliersoort Journaalposten ANVA journaliseren.

ANVA journaliseren (Extern boekhoudprogramma)

Via pad FE moeten de journaalposten worden verwerkt bij de bijbehorende grootboekrekening(en) in het externe boekhoudprogramma.

Pad: FE

1. Klik op Start .

   Voordat u een journaalkoppeling kunt maken tussen uw externe pakket en ANVA, wordt eerst automatisch het complete journaalbestand gecontroleerd.

2. Als deze controlefase succesvol wordt doorlopen, wordt de onderstaande vraag getoond.

   'De verwerkte ANVA-journaalrecords worden
   veiliggesteld in bestand
   JOURBAK.##'

3. Antwoord Doorgaan om de journaalposten te verwerken.

Fouten geconstateerd tijdens controle

Als tijdens de controle fouten worden geconstateerd, verschijnt de onderstaande melding dat de journaalposten niet in evenwicht zijn.

'Totaal journaalposten:
xxx.xxx,xx (debet)
xxx.xxx,xx (credit)
De journaalposten zijn NIET in evenwicht
en worden nu afgedrukt.'

1. Druk op een toets om een overzicht van de journaalposten af te drukken naar printer, schijf of scherm.
2. Na het afdrukken verschijnt de onderstaande melding.

   'Tijdens de controle is geconstateerd dat de
   journaalposten niet in evenwicht zijn. Het verschil
   zal worden geboekt op de verschillenrekening.
   Wilt u doorgaan met journaliseren ?'

   Antwoord Doorgaan om de journaalposten te verwerken en het verschil te boeken op de verschillenrekening. De verschillenrekening kunt u opgeven via pad BYKO - Boekhouding - Boekingswijze - Verschillen.

   Antwoord Stoppen als u de journaalposten niet wilt verwerken en eerst het verschil wilt oplossen.

3. Als u heeft gekozen voor Doorgaan, moet nadat de journalisering is voltooid, in het externe boekhoudprogramma via een memoriaalboeking een correctie van het verschil worden geboekt.

Dagprocedure grootboek uitvoeren

Via pad FHPGD kan de dagprocedure voor het grootboek worden uitgevoerd. Als via pad FA journaalposten zijn verwerkt in het grootboek, dan zorgt het uitvoeren van de dagprocedure voor het beschikbaar stellen van de journaalposten voor de periodeprocedure.

De onderstaande gegevens worden weergegeven op het verwerkingsverslag van de dagprocedure.

• De verwerking van de journaalposten per dagboek.
• De grootboekrekeningen die bij de journaalposten zijn betrokken.
• De debet- of creditbedragen van de journaalposten.

Pad: FHPGD

1. Kies Ja of Nee in het veld Totaal per boekstuk.
   • Als u voor Ja kiest wordt in het verwerkingsverslag het totaal per boekstuk weergegeven en het totaal per dagboek.
   • Als u voor Nee kiest wordt in het verwerkingsverslag alleen het totaal per dagboek weergegeven.
2. Klik op Start .
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder formuliersoort Dagmutaties.

4. De onderstaande vraag verschijnt:

   'De mutaties verwerken'

   • Antwoord Ja als u de dagmutaties wilt verwerken en de journaalposten beschikbaar wilt stellen voor de periodeprocedure. Aan het overzicht van de verwerkte journaalposten per dagboek wordt een regel toegevoegd dat de mutaties zijn verwerkt.
   • Antwoord Nee als u alleen het overzicht van de verwerkte journaalposten per dagboek wilt raadplegen en de verwerking van de dagmutaties op een ander moment wilt uitvoeren.

Afboekwijzen volmachtbedrijf aanmaken

Via pad BLC kunt u bij label 93081 Afboekwijze afboekwijzen aanmaken ten behoeve van het volmachtbedrijf.

Pad: BLC

1. Ga naar label 93081 Afboekwijze.

   

2. Klik op Nieuw .

   

3. Vul een code en omschrijving voor de afboekwijze in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Financieel bedrijf aanmaken voor boekhouding volmachtbedrijf

Via pad BLC kunt u bij label 97131 Financieel bedrijf (niet ANFIN) een financieel bedrijf aanmaken ten behoeve van de boekhouding van het volmachtbedrijf in het externe boekhoudprogramma.

Pad: BLC

1. Ga naar label 97131 Financieel bedrijf (niet ANFIN).

   

2. Klik op Nieuw .

   

3. Vul een code en omschrijving voor het financieel bedrijf in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Back-up maken van koppeling boekhouding

Voordat u de koppeling van de boekhouding van een kantoor kopieert naar de boekhouding van het volmachtbedrijf, is het raadzaam om een back-up van de algehele koppeling van de boekhouding te maken. Deze back-up kunt u maken door de bestanden KOPBKHD.dat en KOPBKHD.idx te kopiëren naar een veilige locatie.

Hieronder is een stappenplan opgenomen voor het maken van een back-up van deze bestanden op zowel een Windows- als Linux-server.

Let op Tijdens het uitvoeren van de onderstaande procedure moeten alle gebruikers uitgelogd zijn uit ANVA.

Back-up maken van koppeling boekhouding (Windows-server)

1. Log in als gebruiker administrator op de Windows-server.
2. Start het script \anva-apps\bin\backup-pre.cmd

   Het script backup-pre.cmd stopt alle ANVA-services en -processen, waaronder batchserver, absanva2, c-tree en isCOBOL-applicatieservers.

3. Maak een kopie van de bestanden KOPBKHD.dat en KOPBKHD.idx in de \anva-apps\data\datax\fil folder.

   Notitie Op de positie x in \datax\ vult u het nummer van de betreffende dataset in.

4. Start het script /anva-apps/bin/backup-post.cmd

   Het script backup-post.cmd start alle ANVA-services en -processen, waaronder batchserver, absanva2, c-tree en isCOBOL-applicatieservers.

Back-up maken van koppeling boekhouding (Linux-server)

1. Log in als gebruiker root op de Linux-server.
2. Start het script /anva-apps/bin/backup-pre.sh

   Het script backup-pre.sh stopt alle ANVA-services en -processen, waaronder batchserver, absanva2, c-tree en isCOBOL-applicatieservers.

3. Maak een kopie van de bestanden KOPBKHD.dat en KOPBKHD.idx in de /anva-apps/data/datax/fil folder.

   Notitie Op de positie x in /datax/ vult u het nummer van de betreffende dataset in.

4. Start het script /anva-apps/bin/backup-post.sh

   Het script backup-post.sh start alle ANVA-services en -processen, waaronder batchserver, absanva2, c-tree en isCOBOL-applicatieservers.

Koppeling boekhouding kopiëren

Via pad BYKK kan de koppeling van grootboekrekeningen in de boekhouding van een kantoor worden gekopieerd naar de boekhouding van het volmachtbedrijf.

Pad: BYKK

1. Voordat de koppeling van de boekhouding kan worden gekopieerd, worden alle gebruikers automatisch uitgelogd. De onderstaande melding verschijnt.

   'Het systeem is nu voor andere gebruikers afgesloten'.

2. Klik op OK.

   

3. Kies in het veld Koppeling kopiëren van kantoor met Info het kantoor waarvan de koppeling van de boekhouding moet worden gekopieerd.
4. Kies in het veld Koppeling kopiëren naar kantoor met Info het volmachtbedrijf.
5. Klik op Start .
6. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Als bij het volmachtbedrijf al een koppeling aanwezig is, dan verschijnt de onderstaande vraag:

   'Doel heeft al een koppeling.
   Wilt u deze verwijderen.'

   • Antwoord Ja als u de al aanwezige koppeling wilt verwijderen en de koppeling van de boekhouding wilt kopiëren.
   • Antwoord Nee als u de al aanwezige koppeling wilt behouden en de koppeling van de boekhouding niet wilt kopiëren.
7. Klik op OK als de verwerking gereed is.

Grootboekrekeningen volmachtbedrijf koppelen

Via pad BYVO moeten in het grootboek van het volmachtbedrijf de relevante assurantiebelastingen, boekingswijzen, boekingssoorten, dagboek afboekwijze, afboekwijzen, maatschappijen en crediteuren worden gekoppeld aan de betreffende grootboekrekeningen.

Raadpleeg 'Overzicht koppelingen grootboek kantoor en volmachtbedrijf' voor meer informatie.

Pad: BYVO

1. Kies in het veld Boekhoudbedrijf van volmacht met Info het bedrijfsnummer van de boekhouding van het volmachtbedrijf.
2. Klik op de knop Boekhouding. Het onderstaande venster verschijnt.

   

3. Ga naar het onderdeel van de boekhouding waarvoor een grootboekrekening moet worden gekoppeld.
4. Klik op Nieuw .

   In het onderstaande voorbeeld is Boekingswijze geselecteerd, en wordt aan boekingswijze Agent advieskosten de betreffende grootboekrekening gekoppeld.

   

5. Kies in het veld Bk.wijze met Info met de boekingswijze.
6. Vul in het veld Vanaf boekjaar het betreffende boekjaar in.
7. Kies in het veld Grootboek met Info de betreffende grootboekrekening.
8. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
9. Herhaal deze stappen tot alle benodigde koppelingen in het grootboek zijn gemaakt.

Rekening-courantrelatie aanmaken tussen kantoor en volmachtbedrijf

Via de onderstaande stappen moet een rekening-courantrelatie worden aangemaakt tussen het kantoor en volmachtbedrijf.

Boekhoudbedrijf kiezen

Via pad FHABW kan worden gewisseld tussen de boekhouding van het kantoor en het volmachtbedrijf.

Pad: FHABW

1. Kies de boekhouding van het kantoor of volmachtbedrijf.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Grootboekrekening voor rekening-courantrelatie aanmaken

Via pad FHAGG moet zowel bij het kantoor als volmachtbedrijf een grootboekrekening voor de rekening-courantrelatie worden aangemaakt.

Pad: FHAGG

1. Klik op Nieuw .
2. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Boekjaar	Standaard wordt het boekjaar getoond waarin op dat moment wordt gewerkt in het grootboek. Via menu Boekjaar kunt eventueel een ander boekjaar kiezen. Notitie Een boekjaar kunt u aanmaken via pad FHAGK.
   Grootboekrekening	Vul het nummer van de grootboekrekening in.
   Groep	Kies met Info de groep waartoe de grootboekrekening behoort. Groepen worden gebruikt om bijvoorbeeld een kolommenbalans op groepsniveau uit te kunnen draaien. Deze overzichten worden dan minder gedetailleerd afgedrukt. Aanbevolen wordt om grootboekrekeningen in groepen op te nemen. Notitie Een groep kunt u aanmaken via pad FHAO.
   Omschrijving	Vul de naam van de grootboekrekening in.
   Balans	Kies of/hoe het saldo van de grootboekrekening op de balans komt. U heeft de keuze uit: Debet, het saldo wordt altijd aan de debetzijde afgedrukt; Credit, het saldo wordt altijd aan de creditzijde afgedrukt; Afh saldo, het saldo wordt afhankelijk van een positief of negatief resultaat aan de debet of creditzijde afgedrukt; Nee, het saldo komt niet op de balans, maar op de winst-verliesrekening.
   Kostenplaatsen adm.	Deze optie bepaalt of de grootboekrekening wordt meegeteld in de kostenplaatsenadministratie.
   Liquiditeitsprognose	Deze optie bepaalt of de grootboekrekening wordt opgenomen in de liquiditeitsprognose. De werkelijke ontvangsten en uitgaven op deze grootboekrekeningen worden afgezet tegen de geprognosticeerde ontvangsten en uitgaven zoals bepaald in pad FHAGL.
   Handmatig boeken	Deze optie bepaalt of op de grootboekrekening handmatig kan worden geboekt. Op een grootboekrekening ten behoeve van de rekening-courantrelatie tussen het kantoor en volmachtbedrijf moet altijd handmatig kunnen worden geboekt.
   Separaat afsluiten	Deze optie bepaalt of de grootboekrekening separaat afgesloten kan worden. Doorgaans wordt aan het begin van het nieuwe boekjaar het oude boekjaar afgesloten. Als deze optie op Ja staat, kunt u de grootboekrekening eerder afsluiten via pad FHPGJ.
   Budget	Deze optie bepaalt of de grootboekrekening onderdeel is van een budgetverdeling. Als deze optie op Ja staat, kiest u met Info de betreffende budgetverdeling. Notitie Een budgetverdeling kunt u aanmaken via pad FHAO.
   Bedrag jaarbudget	Als de grootboekrekening onderdeel is van een budgetverdeling, dan vult u voor het opgegeven boekjaar in dit veld het totale budgetbedrag voor de grootboekrekening in.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Grootboekrekening rekening-courant volmachtbedrijf koppelen

Via pad BYKO kunt u in de boekhouding van het kantoor de grootboekrekening voor de rekening-courantrelatie met het volmachtbedrijf koppelen.

Pad: BYKO

1. Klik op de knop Boekhouding. Het onderstaande venster verschijnt.

   

2. Ga naar het onderdeel Rekening-courant volmachtbedrijf.
3. Klik op Nieuw .
4. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Volmacht	In dit veld wordt de naam van het volmachtbedrijf weergegeven.
   Vanaf boekjaar	Vul het boekjaar in waarin ten minste van de koppeling gebruik moet worden gemaakt.
   Grootboek	Kies met Info de grootboekrekening voor de rekening-courantrelatie met het volmachtbedrijf.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Grootboekrekening rekening-courant kantoor koppelen

Via pad BYVO kunt u in de boekhouding van het volmachtbedrijf de grootboekrekening voor de rekening-courantrelatie met het kantoor koppelen.

Pad: BYVO

1. Klik op de knop Boekhouding. Het onderstaande venster verschijnt.

   

2. Ga naar het onderdeel Rekening-courant kantoor.
3. Klik op Nieuw .
4. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Kantoor	Kies met Info het kantoor.
   Vanaf boekjaar	Vul het boekjaar in waarin ten minste van de koppeling gebruik moet worden gemaakt.
   Grootboek	Kies met Info de grootboekrekening voor de rekening-courantrelatie met het kantoor.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boekperiodes volmachtbedrijf opgeven

Via pad BYVO moeten voor het volmachtbedrijf de boekperiodes worden opgegeven.

Let op Het is verplicht om bij het inrichten van uw boekhouding gegevens in te vullen in de velden bij Eenmalige boeking schade. Gebeurt dit niet, dan volgt bij het maken van een boeking een melding en kan er geen boeking worden aangemaakt. Bij de overige boekingsoorten zal geen controle op de boekdatum plaatsvinden als er niets is ingevuld in de basisgegevens.

Pad: BYVO

1. Kies in het veld Boekhoudbedrijf van volmacht met Info het bedrijfsnummer van de boekhouding van het volmachtbedrijf.
2. Klik op de knop Boekperiodes.
3. Vul de onderstaande velden in.

   

   • Als één of meer data in een veld Vanaf of T/m zijn ingevuld, kunt u de velden voor het aantal maanden voor of na de huidige maand niet meer invullen.
   • Waarde <leeg> = 99 maanden Het maximum aantal maanden dat ingevuld kan worden is 99. Gerekend wordt met de huidige maand plus of min het aantal opgegeven maanden.
   • Waarde 0 = 'huidige maand'.

     Veld	Toelichting
     Eenmalige boeking/schade	Geef de toegestane periode op voor eenmalige- en schadeboekingen. De opgegeven periode is ook van toepassing op terugboekingen. Het controleren van de boekperiode bij het invoeren van een eenmalige boeking of schadeboeking wordt uitsluitend uitgevoerd als in pad BYSF in het veld Boekdatum de waarde Boekdatum uit eenmalige boeking en schade is gekozen.
     Overige debiteuren	Geef de toegestane periode op voor overige debiteuren-boekingen.
     Schade reserve	Geef de toegestane periode op voor schadereserve boekingen.
     Afboeken	Geef de toegestane periode op voor afboekingen.
     Salderen/Vaste termijn	Geef de toegestane periode op voor salderen (facturen en rekening-courantrelatie) en het selecteren van de vaste termijn voor rekening-courantrelaties.
     Fin.verwerking e.b./schade	Het controleren van de boekperiode bij de financiële verwerking van overige debiteuren, eenmalige- en schadeboekingen wordt uitsluitend uitgevoerd als in pad BYSF in het veld Boekdatum de waarde Boekdatum uit Financiële verwerking is gekozen.
     Fin.verwerking prolongatie	Het controleren van de boekperiode bij de financiële verwerking van prolongatieboekingen wordt uitsluitend uitgevoerd als in pad BYSF in het veld Boekdatum de waarde Boekdatum uit Financiële verwerking is gekozen.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   Als bij het opgeven van een boeking in ANVA wordt geboekt buiten de toegestane boekperiode, dan verschijnt een melding Boekdatum valt buiten de toegestane boekperiode [datum vanaf] t/m [datum t/m]. Wanneer in plaats van data een aantal maanden voor of na de boekdatum is opgegeven, wordt deze intern omgerekend naar data. Ook in deze gevallen wordt dan de datumperiode getoond in de melding.
   Indien u gebruikmaakt van de module Batchverwerking, dan wordt de geldigheid van de boekdatum ten opzichte van de boekperiode ook gecontroleerd voor processen die in batch worden uitgevoerd.

Volmacht apart boeken inschakelen bij maatschappijen

Via pad BMM moet bij alle volmacht- en poolmaatschappijen de optie Volmacht apart boeken worden ingeschakeld. In een percentageverdeling en een bedragverdeling kan een volmachtmaatschappij zijn opgenomen. Ook in dat geval kan gebruik gemaakt worden van Volmacht apart. Zowel bij de verdeelmaatschappij als bij de deelnemende volmachtmaatschappijen dient dan de optie Volmacht apart boeken te worden ingeschakeld.

Let op Maakt u gebruik van een fictieve volmachtmaatschappij ten behoeve van abonnementen dan moet bij deze maatschappij de optie Volmacht apart boeken niet worden ingeschakeld.

Pad: BMM

1. Ga naar een volmacht- of poolmaatschappij.
2. Kies Ja bij de optie Volmacht apart boeken.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 voor alle volmacht- en poolmaatschappijen.

Saldi overvoeren

Via pad FHBG kunt u memoriaalboekingen aanmaken om de saldi van de grootboekrekeningen over te voeren tussen het kantoor en het volmachtbedrijf.

Pad: FHBG

1. Klik op Nieuw .
2. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Boekjaar	In dit veld wordt automatisch het huidige boekjaar ingevuld. Desgewenst kunt u het standaard boekjaar aanpassen.
   Periode	In dit veld wordt automatisch de huidige periode ingevuld. Desgewenst kunt u de standaard periode aanpassen.
   Dagboek	Kies met Info het dagboek waarop de boeking moet worden aangemaakt. U kunt alleen boeken op dagboeken waarbij in pad FHAA de optie Handmatig boeken op Ja is gezet. Als dit niet het geval is, wordt de volgende melding getoond: 'Op dit dagboek mag niet geboekt worden.'
   Boekstuk	In dit veld wordt standaard het eerstvolgende vrije boekstuknummer ingevuld. Desgewenst kunt u het standaard boekstuknummer aanpassen.
   Boekdatum	In dit veld wordt standaard de systeemdatum ingevuld. Desgewenst kunt u de standaard datum aanpassen.

3. Klik op Nieuw .
4. Vul de onderstaande velden in.

   

   Veld	Toelichting
   Grootboekrek.	Kies met Info de grootboekrekening waarop geboekt moet worden.
   Omschrijving	Vul een omschrijving in van de boeking.
   Bedrag	Vul het debet- of creditbedrag in.

   Notitie Als deze boeking via een dagboek met gekoppelde grootboekrekening binnenkomt, is de boeking klaar. Als deze boeking via een dagboek zonder gekoppelde grootboekrekening binnenkomt, klikt u nogmaals op Nieuw om de tegenrekening en het tegenrekeningbedrag in te voeren.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Boeking definitief maken?'.

Overzicht koppelingen grootboek kantoor en volmachtbedrijf

Via pad BYKO en BYVO moeten boekingswijzen, boekingssoorten, dagboek afboekwijzen, afboekwijzen, agenten, maatschappijen, crediteuren en de rekening-courant worden gekoppeld aan de betreffende grootboekrekeningen. In het onderstaande overzicht wordt aangegeven of de koppeling van toepassing is op het kantoor of het volmachtbedrijf.

Let op Provinciale maatschappijen binnen een verdeling worden naar het volmachtbedrijf geboekt.

Volmachtincasso

Als je gebruikmaakt van de module 'Volmacht apart', kan je de premiestromen en schadebetalingen voor volmachtpolissen laten lopen via het volmachtkantoor. Ook schadeboekingen voor verzekeringnemers, experts en betrokkenen kunnen via het volmachtkantoor lopen. Debiteurenbewaking en afboeken zijn dan ook beschikbaar voor het volmachtbedrijf.

Let op Je kan deze functionaliteit niet meer uitschakelen, nadat je ze in gebruik hebt genomen.

Inrichting volmachtincasso

Volg onderstaande stappen om het gebruik van volmachtincasso in te richten:

Volmachtincasso activeren

Let op Je kan deze functionaliteit niet meer uitschakelen, nadat je ze in gebruik hebt genomen.

Alleen een medewerker van ANVA kan deze functionaliteit activeren. Neem hiervoor contact op met ANVA Customer Support.

Voorwaarde voor het aanzetten is, dat er gebruik wordt gemaakt van de module 'Volmacht apart' (pad BYSF).

Pad: BYSS, deel VIII

1. Zet Volmachtincasso op Ja.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Volmachtincasso voor het volmachtkantoor activeren

Notitie Als u gebruikmaakt van de Concernmodule, kunt u dit per kantoor activeren.

Als de functionaliteit voor volmachtincasso geactiveerd is (pad BYSS), kunt u in de algemene bankgegevens van het betreffende kantoor de volmachtincasso instellen. Dan lopen in het vervolg alle facturen van volmachtpolissen via dit kantoor.

Pad: BYKFA

1. Zet Volmachtincasso actief op Ja.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Incassobank voor volmacht instellen

Als u gebruikmaakt van Volmachtincasso, kunt u bij het volmachtkantoor één bankrekeningnummer instellen als incassobank voor machtiging.

Pad: BYVFB, BYVFP

1. Selecteer de bank.
2. Ga naar menu Rek/koppelingsgegevens.
3. Zet Bank voor machtiging op Ja.
4. Controleer of de Creditor-ID ingevuld is.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie De incassobank voor niet-volmacht legt u vast bij het betreffende niet-volmachtkantoor. Zie: 'Rekening- en koppelinggegevens bank invoeren'.

Werken met volmachtincasso

Het resultaat van volmachtincasso

Dankzij de module Volmachtincasso lopen de premiestromen en schadebetalingen voor volmachtpolissen automatisch via het volmachtkantoor. Het gaat daarbij om de nota's en incasso/excasso. Ook schadeboekingen voor verzekeringnemers, experts en betrokkenen kunnen via het volmachtkantoor lopen. Debiteurenbewaking en afboeken zijn ook beschikbaar.

Deze module bepaalt de financiële stromen en het financiële overzicht op de volgende gebieden:

• Eenmalige boeking met volmachtincasso (pad A, menu Acties - Boeking).
• Machtiging/mandaat bekijken (pad FFFN).
• Borderel eenmalige boekingen volmachtbedrijf (pad FBVE).
• Machtigingen behandelen volmachtkantoor (pad FFMB).
• Machtigingsbestand aanmaken volmachtkantoor (pad FFME).
• Machtigingen afboeken (pad FFA).
• Controle en storno van machtigingen (pad FFMC).
• Afdrukoverzicht 'Financiële verwerking' (pad DAO).
• Afdrukoverzicht 'Journaalposten uit ANVA (fin. verw)' (pad DAO).
• Omzetoverzicht volmacht bedrijf (pad MOH).
• Rekening-courantoverzicht volmachtbedrijf (pad FRVO).
• Factuurinformatie (menu Info - Facturen).

Voorbeeld eenmalige boeking

Incassobank voor volmachtincasso aanpassen

Als u gebruikmaakt van de module Volmachtincasso kunt u in een SEPA-scherm per klant een mandaat voor het kantoor of het volmachtbedrijf opgeven.

In de onderstaande stappen wordt uitgegaan van een relatiescherm met label 00015 Banknummer algemeen.

Pad: A

1. Klik op Info in het mutatieveld van label 00015 Banknummer algemeen.
2. Het venster Single Euro Payments Area - IBAN en BIC verschijnt.

   

3. Klik bij IBAN Kantoor op Volmacht om te wijzigen naar de incassobank van het volmachtbedrijf, of klik bij IBAN Volmacht op Kantoor om te wijzigen naar de incassobank van het niet-volmachtbedrijf.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Voor uitgebreide informatie over dit scherm, zie: Rekeninggegevens en mandaatgegevens invoeren.